Tryb pracy oraz zakres zadań komisji konkursowej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MC.2023.12
Akt obowiązujący Wersja od: 2 sierpnia 2023 r.
ZARZĄDZENIE Nr 11
MINISTRA CYFRYZACJI 1
z dnia 2 sierpnia 2023 r.
w sprawie trybu pracy oraz zakresu zadań komisji konkursowej
Na podstawie art. 12d ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57, 1123 i 1234) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa tryb pracy oraz zakres zadań komisji konkursowej, o której mowa w art. 12d ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.§ 2.
Użyte określenia oznaczają:1)
ustawa - ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57, 1123 i 1234);2)
rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie przeprowadzania konkursu oraz przeznaczania i rozliczania środków finansowych na informatyzację (Dz. U. poz. 780 oraz z 2023 r. poz. 1272);3)
minister - ministra właściwego do spraw informatyzacji;4)
ministerstwo - urząd obsługujący ministra właściwego do spraw informatyzacji;5)
komisja - komisję konkursową, o której mowa w art. 12d ust. 2 ustawy;6)
konkurs - konkurs, o którym mowa w art. 12c ust. 1 ustawy;7)
beneficjent - podmiot, któremu przyznano środki finansowe w formie dotacji celowej, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;8)
wniosek - wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w art. 12c ust. 4 ustawy;9)
wnioskodawca - podmiot, który złożył wniosek;10)
projekt - projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu lub przedsięwzięcie wspierające rozwój społeczeństwa informacyjnego, o którym mowa w art. 12c ust. 1 ustawy.§ 3.
Do zadań komisji należy w szczególności:1)
ocena formalna i merytoryczna wniosków;2)
przygotowanie rekomendacji dla ministra w zakresie wniosków do przyznania dofinansowania albo odmowy przyznania dofinansowania;3)
ocena raportów rocznych i raportów końcowych z realizacji projektu, składanych przez beneficjentów.§ 4.
1.
Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji.2.
Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:1)
zwoływanie posiedzeń komisji;2)
ustalanie porządku obrad;3)
zapewnianie przestrzegania zasady bezstronności i poufności w pracach komisji;4)
podpisywanie protokołów z posiedzeń komisji;5)
wyznaczanie zadań pozostałym członkom komisji;6)
kierowanie do wnioskodawców lub beneficjentów pism wzywających do udzielenia wyjaśnień, o których mowa w § 12 ust. 1.3.
Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:1)
przygotowanie posiedzeń komisji;2)
powiadamianie członków komisji o terminie posiedzeń komisji;3)
sporządzenie listy rankingowej ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami;4)
sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji.4.
W przypadku nieobecności sekretarza komisji na posiedzeniu komisji, przewodniczący komisji wyznacza, spośród członków komisji obecnych na posiedzeniu komisji, członka komisji zastępującego sekretarza komisji.5.
Do zadań członków komisji należy w szczególności:1)
ocena formalna wniosków;2)
ocena merytoryczna wniosków;3)
rozpatrywanie odwołań od wyników konkursu;4)
ocena merytoryczna raportów rocznych i końcowych z realizacji projektu;5)
przedstawianie, na polecenie przewodniczącego komisji, wniosków.§ 5.
1.
Posiedzenia komisji mogą odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej umożliwiających porozumiewanie się na odległość.2.
Dla ważności rozstrzygnięć komisji wymagana jest obecność przewodniczącego komisji, a w przypadku jego nieobecności - członka komisji wyznaczonego przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania oraz co najmniej połowy liczby członków komisji.§ 6.
1.
Z posiedzenia komisji sporządzany jest protokół, który podpisuje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania.2.
Protokół z posiedzenia komisji sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.3.
Protokół z posiedzenia komisji zawiera co najmniej:1)
oznaczenie przedmiotu konkursu;2)
oznaczenie składu komisji;3)
informacje o ocenianych wnioskodawcach.§ 7.
Przewodniczący komisji rekomenduje ministrowi unieważnienie konkursu w przypadkach, o których mowa w art. 12g ustawy.§ 8.
1.
Członek komisji podlega wyłączeniu od udziału w ocenie wniosku w każdym przypadku budzącym uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności podczas dokonywania oceny wniosków.2.
Członek komisji, po zapoznaniu się z wykazem złożonych wniosków, jest obowiązany do złożenia oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku prawnym lub faktycznym z wnioskodawcami, który może budzić uzasadnioną wątpliwość co do jego bezstronności podczas oceny wniosków. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 1 do zarządzenia.3.
Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, składa się:1)
w postaci papierowej opatrzone podpisem własnoręcznym albo2)
w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.§ 9.
1.
W trakcie posiedzenia komisji poszczególni członkowie komisji przedstawiają oceniany przez siebie wniosek.2.
Członkowie komisji dokonują oceny formalnej wniosku.3.
Protokół z oceny formalnej wniosku podpisuje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania.4.
Po zakończeniu oceny formalnej wniosku członkowie komisji dokonują oceny merytorycznej wniosku.5.
Za spełnienie poszczególnych kryteriów członkowie komisji przyznają punkty zgodnie z kryteriami określonymi w ogłoszeniu o konkursie. Ostateczna liczba punktów jest średnią punktów przyznanych przez członków komisji biorących udział w posiedzeniu.6.
Ocenę merytoryczną wniosku podpisuje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania.§ 10.
1.
Sekretarz komisji sporządza listę rankingową ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami. Listę rankingową podpisuje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania.2.
Listę rankingową przewodniczący komisji przekazuje ministrowi do podpisu.3.
Minister na podstawie listy rankingowej rozstrzyga konkurs, decydując o przydzieleniu dofinansowania.4.
Lista rankingowa oraz rozstrzygnięcie konkursu, o których mowa w ust. 3, są niezwłocznie zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.§ 11.
1.
Komisja dokonuje oceny raportu rocznego biorąc pod uwagę:1)
zgodność raportu z wymaganiami określonymi w § 7 rozporządzenia;2)
zgodność zakresu merytorycznego wykonanego projektu z ogłoszeniem o konkursie;3)
zgodność zakresu merytorycznego wykonanego projektu z zawartą umową, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;4)
prawidłowość wydatkowania środków finansowych w porównaniu z kosztorysem i harmonogramem prac wynikającym z umowy, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy. 2.
Komisja dokonując oceny raportu rocznego przedstawia propozycje, o których mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia.3.
Wzór oceny raportu rocznego określa załącznik nr 2 do zarządzenia.4.
Komisja przy ocenie raportu końcowego bierze pod uwagę zgodność raportu końcowego z wymaganiami określonymi w § 8 rozporządzenia, kryteria, o których mowa w § 11 ust. 1 rozporządzenia oraz przedstawia wniosek, o którym mowa w § 11 ust. 2 rozporządzenia.5.
Wzór oceny raportu końcowego określa załącznik nr 3 do zarządzenia.§ 12.
1.
Komisja, w przypadku uzasadnionych wątpliwości, może wezwać wnioskodawcę lub beneficjenta do udzielenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie.2.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1, przewodniczący komisji kieruje do wnioskodawcy lub beneficjenta pismo wzywające do udzielenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie w terminie 3 dni wraz z pouczeniem, iż udzielenie odpowiedzi po terminie spowoduje nieuwzględnienie przedstawionych wyjaśnień przy ocenie wniosku.§ 13.
Komisja rozpatruje odwołania od wyniku konkursu z zachowaniem terminów, o których mowa w art. 12e ustawy.§ 14.
1.
W przypadku odwołania od wyniku konkursu komisja dokonuje ponownej oceny.2.
W przypadku gdy w wyniku ponownej oceny konieczne jest dokonanie zmiany listy rankingowej ocenionych wniosków, sekretarz komisji przygotowuje korektę listy rankingowej.3.
Korektę listy rankingowej podpisuje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności - członek komisji wyznaczony przez przewodniczącego komisji do jego zastępowania.4.
Przewodniczący komisji, przekazuje korektę listy rankingowej ministrowi, który decyduje o przydzieleniu dofinansowania. Przepis § 10 ust. 4 stosuje się odpowiednio.§ 15.
Traci moc zarządzenie nr 5 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 3 września 2014 r. w sprawie trybu pracy oraz zakresu zadań komisji konkursowej (Dz. Urz. Min. Ad. i Cyf. poz. 17 oraz z 2015 r. poz. 4).§ 16.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 2
FORMULARZ OCENY RAPORTU ROCZNEGO Z REALIZACJI PROJEKTU DOFINANSOWYWANEGO NA PODSTAWIE ART. 12H USTAWY Z DNIA 17 LUTEGO 2005 R. O INFORMATYZACJI DZIAŁALNOŚCI PODMIOTÓW REALIZUJĄCYCH ZADANIA PUBLICZNE ORAZ WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH | ||||
1. Numer wniosku | 2. Data złożenia raportu rocznego | |||
3. Numer umowy o dofinansowanie | 4. Data przeprowadzenia oceny raportu | |||
INFORMACJE PODSTAWOWE O PROJEKCIE* | ||||
1. Nazwa projektu | ||||
2. Nazwa beneficjenta | ||||
3. Kwota dofinansowania | 4. Kwota wnioskowana | 5. Kwota udzielonej dotacji | ||
OCENA REALIZACJI PROJEKTU | ||||
uwagi | ||||
1. Zgodność zakresu merytorycznego wykonanego projektu z ogłoszeniem o konkursie, o którym mowa w art. 12c ustawy | ||||
2. Zgodność zakresu merytorycznego wykonanego proj ektu z umową, o której mowa w art. 12f ust. i ustawy | ||||
3. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych w porównaniu z kosztorysem i harmonogramem prac wynikającym z umowy, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy | ||||
REKOMENDACJE KOMISJI KONKURSOWEJ W SPRAWIE DALSZEGO FINANSOWANIA PROJEKTU (w kolumnie po prawej stronie zaznaczyć właściwe pole) | ||||
1. Kontynuacja dofinansowania realizacji projektu | ||||
2. Wstrzymanie dofinansowania realizacji projektu | ||||
3. Zmniejszenie dofinansowania realizacji projektu | ||||
4. Odstąpienie od umowy |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
FORMULARZ OCENY RAPORTU KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROJEKTU DOFINANSOWYWANEGO NA PODSTAWIE ART. 12H USTAWY Z DNIA 17 LUTEGO 2005 R. O INFORMATYZACJI DZIAŁALNOŚCI PODMIOTÓW REALIZUJĄCYCH ZADANIA PUBLICZNE ORAZ WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH | ||||
1. Numer wniosku | 2. Data złożenia raportu końcowego | |||
3. Numer umowy o dofinansowanie | 4. Data przeprowadzenia oceny raportu końcowego | |||
INFORMACJE PODSTAWOWE O PROJEKCIE | ||||
1. Nazwa projektu | ||||
2. Nazwa beneficjenta | ||||
3. Kwota dofinansowania | 4. Kwota wnioskowana | 5. Kwota udzielonej dotacji | ||
6. Koszt realizacji projektu | 7. Planowany | 8. Rzeczywisty | ||
OCENA REALIZACJI PROJEKTU | ||||
uwagi | ||||
1. Zgodność zakresu merytorycznego wykonanego projektu z ogłoszeniem o konkursie; \ | ||||
2. Zgodność zakresu merytorycznego wykonanego projektu z umową; \ | ||||
3. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych w porównaniu z kosztorysem i harmonogramem prac;\ | ||||
4. Efekty ekonomiczne i korzyści społeczne osiągnięte w wyniku wykonania projektu albo przewidywane do osiągnięcia w ciągu roku od dnia jego zakończenia | ||||
REKOMENDACJE KOMISJI KONKURSOWEJ W SPRAWIE UZNANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU ZA: (w kolumnie po prawej stronie zaznaczyć właściwe pole) | ||||
1. Wykonaną | ||||
2. Wykonaną, z informacją o podlegających zwrotowi środkach finansowych wykorzystanych nieprawidłowo | ||||
3. Wykonaną, z informacją o podlegających zwrotowi środkach finansowych pobranych w nadmiernej wysokości | ||||
4. Niewykonaną w całości lub części, z informacją o podlegających zwrotowi środkach finansowych wykorzystanych nieprawidłowo. |
1 Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 792).