Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRiPSp.2022.34

Akt jednorazowy

Wersja od: 16 maja 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 33

MINISTRA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

z dnia 20 listopada 2022 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej

Na podstawie art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 6 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm. ¹ ) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 49 Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2021 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. i Pol. Społ. poz. 51 oraz z 2022 r. poz. 19) w załączniku wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2:

a) pkt 16 otrzymuje brzmienie:

"16) podpisie - rozumie się przez to czytelny podpis (imię i nazwisko) bez użycia pieczęci imiennej lub podpis nieczytelny z użyciem pieczęci imiennej, umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby, która go złożyła oraz, w przypadku obiegu elektronicznego dokumentów, podpis złożony w formie elektronicznej, w obowiązującym w jednostce systemie obiegu dokumentów;",

b) po pkt 17 dodaje się pkt 18 w brzmieniu:

"18) dokumencie wewnętrznym - rozumie się przez to dokument wystawiony na potrzeby własne jednostki dokumentujący przeprowadzenie operacji gospodarczej wewnątrz jednostki.";

2) w § 6:

a) po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:

"1a. W przypadku dokumentów finansowych przekazanych do jednostki wyłącznie w formie elektronicznej oraz dokumentów wewnętrznych dopuszcza się ich obieg w formie elektronicznej, w obowiązującym w jednostce systemie obiegu dokumentów.",

b) po ust. 12 dodaje się ust. 12a w brzmieniu:

"12a. W przypadku dokumentów finansowych, o których mowa w ust. 11 i 12, których obieg odbywa się w formie określonej w ust. 1a, data wpływu do jednostki oraz do komórki powinna zostać odzwierciedlona poprzez wskazanie tej daty w treści opisu merytorycznego.";

3) w § 7:

a) w ust. 6 w pkt 7 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje pkt 7a w brzmieniu:

"7a) wskazanie daty wpływu do jednostki oraz do komórki - w przypadku dokumentów finansowych przekazywanych za pośrednictwem obowiązującego w jednostce systemu obiegu dokumentów.",

b) ust. 9 otrzymuje brzmienie:

"9. Opis dokumentów księgowych związanych z realizacją programów i projektów finansowanych lub współfinansowanych z udziałem środków Unii Europejskiej oraz inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, zwanego dalej "KPO", jest uzupełniany o dodatkowe dane, których zakres wynika z umów i wytycznych obowiązujących przy realizacji tych projektów i inwestycji.",

c) po ust. 11 dodaje się ust. 11a w brzmieniu:

"11a. W przypadku podpisu złożonego w formie elektronicznej, w obowiązującym w jednostce systemie obiegu dokumentów, dane dotyczące imienia i nazwiska kierownika komórki oraz daty złożenia podpisu muszą być umieszczone w treści dokumentu, wraz z adnotacją "podpisano elektronicznie".",

d) po ust. 15 dodaje się ust. 15a w brzmieniu:

"15a. W zakresie umów o objęcie przedsięwzięcia wsparciem z planu rozwojowego lub wynikających z tych umów wniosków o płatność lub równoważnych dokumentów finansowanych w ramach KPO nie stosuje się przepisów ust. 5 oraz ust. 6 pkt 1-6.",

e) ust. 20 otrzymuje brzmienie:

"20. W przypadku dokumentów wewnętrznych, zawierających dyspozycje dokonania wydatków, których poniesienie nie wynika z otrzymanych przez jednostkę zewnętrznych dokumentów finansowych, w szczególności: dyspozycji dokonania opłat sądowych, wniosków o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu kosztów zastępstwa sądowego, wniosków o wypłatę wynagrodzenia dla niezależnych członków Komitetu Audytu i wniosków o dokonanie zwrotu wadiów lub zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych w związku z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych, potwierdzenie kontroli merytorycznej, o którym mowa w ust. 10, może zostać dokonane również w formie elektronicznej, w obowiązującym w jednostce systemie obiegu dokumentów.",

f) w ust. 24 skreśla się wyrazy "(pieczątka imienna)",

g) ust. 30 otrzymuje brzmienie:

"30. Na podstawie zatwierdzonego dokumentu uprawnieni pracownicy komórki właściwej do spraw finansowych autoryzują polecenia przelewu lub zlecenia płatności.",

h) po ust. 33 dodaje się ust. 33a w brzmieniu:

"33a. Zapisy w księgach rachunkowych dotyczące wydatków w ramach KPO realizowanych przez Polski Fundusz Rozwoju S.A., zwany dalej "PFR", są dokonywane na podstawie informacji udostępnionych drogą elektroniczną.";

4) w § 11:

a) w ust. 22 skreśla się wyrazy "wraz z pieczątką imienną",

b) ust. 23 otrzymuje brzmienie:

"23. Dokumenty, o których mowa w ust. 20, są przekazywane przez komórkę właściwą do spraw socjalnych do komórki właściwej do spraw finansowych niezwłocznie po ich sporządzeniu, nie później niż do 20. dnia danego miesiąca.",

c) po ust. 23 dodaje się ust. 23a w brzmieniu:

"23a. Dokumenty, o których mowa w ust. 20, przekazane do komórki właściwej do spraw finansowych po terminie, o którym mowa w ust. 23, zostaną uwzględnione i rozliczone w miesiącu następnym.",

d) w ust. 26 skreśla się wyrazy "(pieczątka imienna)";

5) w § 12:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Dokumentem finansowym w zakresie udzielania dofinansowania projektu finansowanego ze środków europejskich jest umowa o dofinansowanie projektu lub wynikający z umowy wniosek o płatność będący podstawą przekazania płatności zaliczkowej. W przypadku KPO dokumentem finansowym w zakresie udzielania dofinansowania dla przedsięwzięcia jest umowa o objęcie przedsięwzięcia wsparciem z planu rozwojowego lub wynikający z tej umowy wniosek o płatność lub równoważny dokument.",

b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Podmioty, którym udzielono dotacji celowej z budżetu państwa lub dofinansowania projektu finansowanego ze środków europejskich, są wybierane w postępowaniu konkursowym lub konkurencyjnym lub wskazane w odrębnych przepisach.",

c) ust. 17 otrzymuje brzmienie:

"17. Umowy lub porozumienia przed przekazaniem do komórki właściwej do spraw finansowych podlegają kontroli merytorycznej na zasadach, o których mowa w § 7 ust. 4 pkt 1-5, 11 i 11a oraz są rejestrowane w rejestrach prowadzonych w komórkach. Umowa posiada numer zawierający co najmniej: symbol komórki prowadzącej rejestr/numer kolejny z rejestru/rok zawarcia umowy. W przypadku programów finansowanych ze środków europejskich lub w ramach KPO numery umów wynikają z zasad obowiązujących w tym zakresie.",

d) w ust. 18 skreśla się wyrazy "wraz z imienną pieczątką",

e) po ust. 19 dodaje się ust. 19a w brzmieniu:

"19a. W przypadku opisu merytorycznego dokumentów dotyczących KPO nie podaje się klasyfikacji wydatku według podziałek klasyfikacji budżetowej (część, dział, rozdział, paragraf) oraz w układzie zadaniowym w szczegółowości: funkcja, zadanie, podzadanie, działanie, podaje się natomiast elementy wynikające z wzoru zlecenia wypłaty określonego w umowie finansowania inwestycji pomiędzy Ministerstwem a PFR, o ile nie zostały one ujęte bezpośrednio w dokumentach będących podstawą wypłaty środków.",

f) w ust. 22 skreśla się wyrazy "(pieczątka imienna)";

6) w § 13 ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:

"1. Do umów i porozumień, na podstawie których następuje przekazanie środków na realizację:

1) programów współfinansowanych z budżetu środków europejskich, w tym KPO,

2) programu, o którym mowa w art. 62d ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 690, z późn. zm. ² ),

3) ustawowych zadań Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

4) ustawowych zadań FS,

5) programów, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej (Dz. U. poz. 1812)

- przepis § 12 stosuje się odpowiednio.

2. Dowodem stanowiącym podstawę zatwierdzenia rozliczenia przekazanych środków przez podmioty uczestniczące w realizacji programów i zadań wymienionych w ust. 1 jest:

1) w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 - zatwierdzony wniosek o płatność lub inny równoważny dokument;

2) w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 - raport z wykonania zadania częściowy/końcowy;

3) w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 - informacja o zatwierdzeniu rozliczenia dotacji;

4) w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 i 5 - sprawozdanie z realizacji zadania/programu.";

7) w § 14:

a) uchyla się ust. 2,

b) w ust. 6 skreśla się wyrazy "wraz z pieczątką",

c) w ust. 9 skreśla się wyrazy "(pieczątka imienna)";

8) w § 15:

a) w ust. 6 skreśla się wyrazy "wraz z pieczątką",

b) w ust. 9 skreśla się wyrazy "(pieczątka imienna)";

9) w § 17 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

"4. Zarejestrowane dokumenty są przekazywane do właściwej merytorycznie komórki celem przeprowadzenia ich kontroli merytorycznej, zgodnie z procedurą opisaną w § 7 ust. 2-11a.";

10) uchyla się rozdział 13.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 16 maja 2022

¹ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1692, 1725, 1747, 1768 i 1964.

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 830, 1079, 1383, 1561, 1812 i 2140.