Rozdział 5 - Organizacja firmy audytorskiej - Biegli rewidenci, firmy audytorskie oraz nadzór publiczny.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2023.1015 t.j.
Akt obowiązujący Wersja od: 15 listopada 2023 r. do: 21 czerwca 2025 r.
Rozdział 5
Organizacja firmy audytorskiej
Organizacja firmy audytorskiej
1.
Firma audytorska jest obowiązana ustanowić:1)
polityki i procedury zapewniające, aby:a)
właściciele, wspólnicy (w tym komplementariusze) lub udziałowcy (akcjonariusze), członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego firmy audytorskiej lub podmiotu powiązanego z firmą audytorską nie ingerowali w przeprowadzanie badania w sposób zagrażający niezależności lub obiektywizmowi biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie w imieniu firmy audytorskiej,b)
pracownicy i inne osoby, z których usług korzysta lub które nadzoruje, i które biorą bezpośredni udział w czynnościach w zakresie badania, posiadali odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie przydzielonych im obowiązków oraz aby wykonywane przez nich zlecenie badania było zgodne z obowiązującymi dla tego zlecenia standardami badania oraz obowiązującymi wymogami ustawowymi w zakresie niezależności oraz rotacji firmy audytorskiej i kluczowego biegłego rewidenta,c)
zlecanie niektórych czynności badania w ramach umowy, o której mowa w art. 48 ust. 2, nie wpływało negatywnie na jakość wewnętrznej kontroli jakości firmy audytorskiej oraz nie ograniczało możliwości sprawowania przez Agencję nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy lub rozporządzenia nr 537/2014 przez firmę audytorską i biegłych rewidentów działających w jej imieniu,d)
zlecenie usługi atestacyjnej innej niż badanie lub usługi pokrewnej było przeprowadzane zgodnie z krajowymi standardami wykonywania zawodu i wymogami ustawowymi;2)
polityki i procedury przeprowadzania badań, wykonywania usług atestacyjnych innych niż badania i usług pokrewnych, przeprowadzania szkoleń, nadzorowania i oceniania działań pracowników oraz tworzenia akt badań, o których mowa w art. 67 ust. 4, oraz akt zleceń usług atestacyjnych innych niż badania oraz akt zleceń usług pokrewnych;3)
rozwiązania organizacyjne:a)
zapobiegające zagrożeniom dla niezależności firmy audytorskiej oraz biegłych rewidentów działających w jej imieniu, a także mające na celu wykrywanie zagrożeń, ich eliminowanie lub zarządzanie nimi oraz ich ujawnianie przed przyjęciem lub kontynuowaniem zlecenia badania, usługi atestacyjnej innej niż badanie lub usługi pokrewnej,b)
dotyczące postępowania w przypadku incydentów mogących mieć poważne skutki dla rzetelności czynności podejmowanych przez firmę audytorską lub biegłych rewidentów działających w jej imieniu w zakresie badania, usługi atestacyjnej innej niż badanie lub usługi pokrewnej oraz sposobu dokumentowania takich incydentów;4)
procedury administracyjne i księgowe, mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości, procedury oceny ryzyka oraz rozwiązania w zakresie kontroli i zabezpieczeń na potrzeby systemów przetwarzania informacji; mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości zapewniają przestrzeganie decyzji i procedur na wszystkich poziomach organizacyjnych firmy audytorskiej lub w odniesieniu do wszystkich osób i podmiotów biorących udział w badaniu, usłudze atestacyjnej innej niż badanie lub usłudze pokrewnej;5)
polityki wynagrodzeń, w tym polityki udziału w zyskach, określające odpowiednie zachęty do osiągania wysokiej jakości badania, usługi atestacyjnej innej niż badanie lub usługi pokrewnej, uwzględniając, że kwota przychodów, które biegły rewident lub firma audytorska uzyskują ze świadczenia na rzecz badanej jednostki usług niebędących badaniem, nie jest brana pod uwagę przy ocenie wyników w zakresie uzyskiwania wysokiej jakości badania oraz nie stanowi elementu wynagrodzenia jakichkolwiek osób biorących udział w badaniu lub mogących na nie wpłynąć;6)
w przypadku badania jednostek zainteresowania publicznego:a)
mechanizm rotacji kluczowego biegłego rewidenta,b)
mechanizm stopniowej rotacji najwyższego rangą personelu, o którym mowa w art. 17 ust. 7 akapit trzeci rozporządzenia nr 537/2014,c)
procedury określające tryb rozwiązywania sporów między kontrolerem jakości wykonania zlecenia a kluczowym biegłym rewidentem, o których mowa w art. 8 ust. 6 zdanie drugie rozporządzenia nr 537/2014.2.
Dla zapewnienia ciągłości i regularności wykonywania czynności w zakresie badania ustawowego firma audytorska oraz kluczowy biegły rewident wykorzystują odpowiednie systemy, zasoby i procedury.1.
Firma audytorska dostosowuje swoją organizację wewnętrzną, w tym polityki, procedury, rozwiązania organizacyjne i mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości, do wielkości i rodzaju prowadzonej działalności podstawowej, w tym do wielkości i rodzaju jednostek, na rzecz których świadczy usługi atestacyjne lub usługi pokrewne.2.
Firma audytorska wykazuje, na żądanie Agencji, że stosowane przez nią polityki, procedury, rozwiązania organizacyjne i mechanizmy wewnętrznej kontroli jakości są odpowiednie do skali i stopnia złożoności czynności wykonywanych przez firmę audytorską, biegłych rewidentów lub podwykonawców działających w jej imieniu i na jej rzecz.1.
Do każdego badania firma audytorska wyznacza przynajmniej jednego kluczowego biegłego rewidenta, kierując się koniecznością zapewnienia wysokiej jakości badania oraz spełnienia wymogów w zakresie niezależności i kompetencji umożliwiających właściwe przeprowadzenie badania.2.
Firma audytorska zapewnia kluczowemu biegłemu rewidentowi odpowiednie zasoby, w tym zespół wykonujący badanie, posiadający kompetencje i możliwości niezbędne do właściwego wykonania danego badania.3.
Kluczowy biegły rewident bierze czynny udział w przeprowadzaniu badania.4.
Kluczowy biegły rewident i firma audytorska przeznaczają wystarczającą ilość czasu i odpowiednie zasoby w celu właściwej realizacji badania.1.
Firma audytorska sporządza i przechowuje przez okres nie krótszy niż 8 lat dokumentację dotyczącą:1)
naruszeń przepisów ustawy lub rozporządzenia nr 537/2014 oraz skutków tych naruszeń;2)
środków podjętych w celu:a)
przeciwdziałania naruszeniom, o których mowa w pkt 1,b)
zmiany systemu wewnętrznej kontroli jakości.2.
Firma audytorska sporządza sprawozdanie roczne zawierające przegląd środków podjętych w celu zaradzenia naruszeniom, o których mowa w ust. 1 pkt 1, i przekazuje je do wiadomości swoim pracownikom w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku kalendarzowego.3.
Firma audytorska sporządza dokumentację klienta, która zawiera:1)
nazwę i adres klienta oraz miejsce prowadzenia działalności;2)
rodzaj sprawozdań finansowych klienta podlegających badaniu;3)
akta badań wykonanych lub wykonywanych na rzecz danego klienta;4)
listę usług wykonanych lub wykonywanych na rzecz danego klienta, w tym usług atestacyjnych innych niż badanie oraz usług pokrewnych;4a)
akta zleceń usług atestacyjnych innych niż badanie oraz akta zleceń usług pokrewnych wykonanych lub wykonywanych na rzecz danego klienta;5)
całkowite wynagrodzenie za badanie przewidziane umową o badanie, faktyczne wynagrodzenie za badanie otrzymane w każdym roku obrotowym, całkowite wynagrodzenie za poszczególne usługi inne niż badanie przewidziane w umowie o wykonanie danej usługi oraz wynagrodzenie otrzymane z tytułu poszczególnych usług innych niż badanie w każdym roku obrotowym;6)
procentowy udział wszystkich wynagrodzeń otrzymanych od danego klienta w danym roku obrotowym w całkowitych przychodach rocznych firmy audytorskiej.4.
Firma audytorska tworzy akta badania dla każdego badania, zawierające:1)
dane i dokumenty, o których mowa w art. 74, a także w art. 6-8 rozporządzenia nr 537/2014;2)
imiona i nazwiska kluczowych biegłych rewidentów wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska kluczowego biegłego rewidenta podpisującego sprawozdanie z badania;3)
skład zespołu wykonującego badanie;4)
w przypadku badań jednostek zainteresowania publicznego - imię i nazwisko kontrolera jakości wykonania zlecenia badania;5)
listę podwykonawców, podmiotów powiązanych z firmą audytorską, podmiotów należących do sieci, ekspertów lub innych osób, które brały udział w przeprowadzeniu badania;6)
oświadczenia o niezależności, o których mowa w art. 74 ust. 2;7)
zapytania o poradę kierowane do ekspertów wraz z otrzymaną poradą i uzasadnienie wyboru określonego rozwiązania zaproponowanego przez ekspertów;8)
sprawozdanie z badania sporządzone zgodnie z art. 83, a w odpowiednich przypadkach - także zgodnie z art. 10 rozporządzenia nr 537/2014;9)
w przypadku badania jednostki, w której działa komitet audytu lub inny organ pełniący jego funkcję - sprawozdanie dodatkowe, o którym mowa w art. 11 rozporządzenia nr 537/2014;10)
dokumentację badania w rozumieniu art. 68 pkt 1;11)
dokumentację wykonanego przeglądu, o której mowa w art. 81 ust. 5 pkt 3;12)
oświadczenie o spełnieniu wymogu, o którym mowa w art. 66 ust. 4;13)
inne istotne dane i dokumenty, które brane były pod uwagę przez kluczowego biegłego rewidenta i firmę audytorską przy sporządzaniu sprawozdania z badania oraz sprawozdania dodatkowego, o którym mowa w art. 11 rozporządzenia nr 537/2014, oraz które wspomagają proces monitorowania przestrzegania przepisów ustawy, a w odpowiednich przypadkach - także przepisów rozporządzenia nr 537/2014, przez firmę audytorską.4a.
Dokumentacja, o której mowa w ust. 3 i 4, jest sporządzana w języku polskim. Dokumentacja, o której mowa w ust. 3 pkt 4a oraz ust. 4 pkt 7, 10 i 13, może być sporządzona w języku obcym, jednakże na potrzeby kontroli firma audytorska zapewnia jej pisemne tłumaczenie na język polski.5.
Firma audytorska jest obowiązana zamknąć akta badania nie później niż 60 dni po dniu sporządzenia sprawozdania z badania i przechowywać je przez okres co najmniej 8 lat od dnia ich zamknięcia.5a.
Firma audytorska jest obowiązana zamknąć akta zleceń usług atestacyjnych innych niż badanie oraz akta zleceń usług pokrewnych, nie później niż 60 dni po dniu sporządzenia sprawozdania z wykonania usługi atestacyjnej innej niż badanie lub usługi pokrewnej i przechowywać je przez okres co najmniej 8 lat od dnia ich zamknięcia.6.
Firma audytorska przechowuje przez okres nie krótszy niż 8 lat od daty zamknięcia akt badania lub wykonania innej usługi niebędącej badaniem dokumentację klienta, na rzecz którego wykonane było badanie lub wykonana była usługa inna niż badanie.7.
Firma audytorska przechowuje dokumentację wszystkich przekazanych jej skarg pisemnych, które dotyczyły przeprowadzonych badań, usług atestacyjnych innych niż badanie lub usług pokrewnych, przez co najmniej 8 lat od daty ich wniesienia.8.
W przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub postępowania w sprawie odpowiedzialności firmy audytorskiej okres przechowywania dokumentacji klienta, akt badania oraz innych dokumentów istotnych dla oceny zgodności działalności firmy audytorskiej lub biegłych rewidentów z przepisami ustawy lub rozporządzenia nr 537/2014 ulega wydłużeniu do czasu przedawnienia odpowiednio okresu karalności przewinienia dyscyplinarnego albo nałożenia kary administracyjnej. Agencja zawiadamia firmę audytorską o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego.