Zasady reprezentacji spółki cywilnej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

I. Stosownie do postanowienia art. 14 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą PZP", do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy PZP nie stanowią inaczej. Ponadto w myśl postanowienia art. 139 ust. 1 ustawy PZP przepisy Kodeksu cywilnego stosuje się do umów w sprawach zamówień publicznych, jeżeli przepisy ustawy PZP nie stanowią inaczej.

Wskazując na powyższe należy stwierdzić, iż do oceny zasad reprezentacji spółek cywilnych należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego (art. 866 w zw. z art. 875).

W tym zakresie należy wskazać, iż brak jest dostatecznych podstaw jurydycznych do przyjęcia stanowiska, że zasady reprezentacji spółki cywilnej określone w przepisach Kodeksu cywilnego zostały wyłączone przez przepis art. 23 ust. 2 ustawy PZP. Jakkolwiek w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej udział spółki cywilnej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest traktowany jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego, to jednak na gruncie ustawy PZP nie istnieje potrzeba odrębnego uregulowania zasad reprezentacji spółki cywilnej, te bowiem wynikają już z przepisów Kodeksu cywilnego. Potrzeba taka dotyczy natomiast przypadków, w których o udzielenie zamówienia publicznego ubiegają się samodzielne podmioty działające łącznie np. jako konsorcjum. W odniesieniu do tych przypadków brak jest bowiem uregulowań prawnych określających zasady wzajemnej reprezentacji wykonawców. W takich właśnie przypadkach znajduje zastosowanie art. 23 ust. 2 ustawy PZP, który nakazuje ustanowienie pełnomocnika do wspólnego reprezentowania wykonawców. Wobec powyższego należy stwierdzić, iż pomiędzy art. 23 ust. 2 ustawy PZP i art. 866 k.c. nie zachodzi relacja lex specialis derogat legi generali.

II. Stosownie do postanowienia art. 866 k.c. w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Uprawnienie do prowadzenia spraw spółki reguluje natomiast art. 865 k.c. W myśl postanowień tego przepisu każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki (§ 1). Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników (§ 2). Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty (§ 3).

Wskazując na powyższe uregulowania należy stwierdzić, iż ustawowa (kodeksowa) zasada reprezentacji spółki cywilnej ma charakter dyspozytywny i może być modyfikowana wolą samych wspólników spółki cywilnej. Według zaś ustawowej zasady reprezentacji każdy wspólnik spółki cywilnej jest uprawniony do reprezentacji spółki w sprawach zwykłego zarządu, o ile nie ma sprzeciwu innego wspólnika, a także w sprawach nagłych. W sprawach przekraczających zwykły zarząd niezbędne jest działanie wszystkich wspólników łącznie. Zasada ta podlega ograniczeniu, jeżeli umowa spółki lub uchwała wspólników wprowadza szczególne, odmienne postanowienia w tym zakresie (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 28 września 2012 r., V ACa 412/12).

Kluczowe znaczenie dla oceny właściwej reprezentacji spółki cywilnej ma zatem ustalenie, po pierwsze, czy umowa lub uchwała wspólników reguluje w sposób szczególny zasady reprezentacji spółki w stosunku do zasad kodeksowych, a po drugie, czy dana sprawa wchodzi w zakres spraw zwykłego zarządu. W świetle reguł kodeksowych ustalenie, że dana czynność wchodzi w zakres spraw zwykłego zarządu oznacza, że każdy ze wspólników jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania spółki (np. złożenia oferty). To, jakie czynności wchodzą w zakres zwykłego zarządu, zależy jednak od okoliczności konkretnego przypadku, a mianowicie, czy są to czynności o charakterze bieżącym, zwykle podejmowane w dążeniu do uzyskania wspólnego celu gospodarczego, czy też mają charakter wyjątkowy, istotnie wpływający na prawa lub obowiązki wspólników (por. ww. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach).

III. Kwestia daty dokumentu pełnomocnictwa nie ma decydującego znaczenia dla oceny skuteczności działania wspólnika (por. na gruncie pełnomocnictwa procesowego uchwała SN z dnia 16 marca 2006 r., III SZ 1/06, Lex nr 257633). Kluczowe znaczenie ma bowiem ustalenie czy działający wspólnik był umocowany w dacie złożenia oferty do samodzielnego działania w imieniu spółki.