Czy zamawiający może samodzielnie odstąpić w całości od naliczenia i dochodzenia kar umownych, jeśli wykonawca zwrócił się z pismem, wyjaśniając, że nie wykonał umowy z przyczyn niezależnych od niego, co udowodnił?

W umowie o roboty budowlane zawartej w trybie podstawowym na podstawie p.z.p. zostały zastrzeżone kary umowne na wypadek zwłoki (a nie zwykłego opóźnienia) wykonawcy w wykonaniu przedmiotu umowy w określonym terminie. W trakcie realizacji umowy zawarty został aneks wydłużający jej czas trwania z uwagi na wystąpienie przyczyn niezależnych od wykonawcy, jednak wykonawca nie zdążył ukończyć umowy w przedłużonym terminie. Jednocześnie, jeszcze w okresie obowiązywania umowy, wykonawca zwrócił się do zamawiającego (jednostki samorządu terytorialnego) z pismem, w którym wyjaśnił, że niewykonanie umowy wynika z okoliczności niezależnych, za które nie ponosi odpowiedzialności i przedstawił w tym zakresie dowody z dokumentów (m.in. niewywiązywanie się innego kontrahenta współpracującego z wykonawcą w zakresie terminowej dostawy zamówionych przez wykonawcę towarów niezbędnych do realizacji umowy zawartej z zamawiającym), przy czym wykonawca nie usprawiedliwiał się wystąpieniem okoliczności związanych z COVID-19.

Czy w sytuacji uznania przez zamawiającego, iż niewykonanie umowy wyniknęło z przyczyn, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności (czyli nie doszło więc do zwłoki jako zdarzenia będącego podstawą naliczenia kar umownych) i w świetle brzmienia art. 5 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zamawiający może samodzielnie odstąpić w całości od naliczenia i dochodzenia kar umownych?

Wydaje się, że niezasadnym byłoby doprowadzanie do postępowania sądowego, skoro już na tym etapie wykonawca uzasadnił, dlaczego nie pozostawał w zwłoce, tym samym brak było podstaw do naliczenia kar umownych i takie uzasadnienie prawdopodobnie przedstawi także w sądzie.