Jaka będzie podstawa przetwarzania danych osobowych w opisanej sytuacji?

Zgodnie z treścią art. 11 ust. 2 ustawy o samorządzie województwa, samorząd jest zobowiązany do tworzenia warunków rozwoju gospodarczego, w tym kreowania rynku pracy. Jeden z departamentów realizując to zadanie utworzył tzw. przestrzeń co-workingową w wynajmowanym od firmy prywatnej lokalu. Wyposażenie przestrzeni składa się ze sprzętu komputerowego, na którym użytkownicy mogą pracować, ale są to również wysokiej jakości meble biurowe, w tym: stoły konferencyjne, biurka, krzesła, kanapy, fotele, oświetlenie, Hush Phone (budka telefoniczna), pufy; sprzęt wyposażenia kuchni, w tym: ekspres do kawy, kuchenka mikrofalowa i inne. Dane zbierane są w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa oraz z uwagi na fakt, że użytkownicy mają powierzony sprzęt (jak na finansowe możliwości urzędu) o znacznej wartości. Dodatkowo chcemy aby każdy z użytkowników czuł się bezpiecznie. Może się zdarzyć, że osoba agresywna uszkodzi nasz i cudzy sprzęt, ale również zagrozi zdrowiu innych osób. Do tej pory zbieraliśmy następujący zakres danych: imię, nazwisko, rok urodzenia. Jednak nasz radca uznał, że jest to zbyt mały zakres danych w przypadku ewentualnych roszczeń i należałoby jeszcze zbierać adres zamieszkania (ewentualnie na infolinii UODO doradzono serię i nr dowodu). Jaką powinniśmy zastosować w tej sytuacji podstawę przetwarzania danych osobowych?