W jakim terminie samorządowa instytucja kultury może udzielić zamówienia tak, aby w planie finansowym były na to zabezpieczone środki finansowe?

Od kiedy można uznać, iż instytucja kultury posiada zabezpieczone środki pozwalające zawrzeć jej umowę na kolejny rok budżetowy, aby uniknąć zarzutu, iż zaciągnęła zobowiązanie finansowe nie mając zabezpieczonych środków?

Instytucja dostaje roczną dotację podmiotową (art. 28 ust. 3 pkt 1 u.o.p.d.k.). Instytucja uznaje, iż konieczność rozliczenia dotacji w danym roku kalendarzowym pozwala jej określić konkretny termin obowiązywania umowy (art. 436 pkt 1 PZP). Umowy na usługę ochrony lub sprzątania zawierane są od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Wykonawca wyłaniany jest w trybie konkurencyjnym zatem koniecznym jest odpowiednio wcześniejsze ogłoszenie postępowania. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora, a do ustalania planu stosuje się u.f.p. (art. 27 ust. 3 i 4 u.o.p.d.k.). Organizator instytucji przekazuje instytucji informacje niezbędne do opracowania projektu planu finansowego, a instytucja opracowuje projekt planu do 22 grudnia danego roku, a następnie dostosowuje projekt planu do uchwały budżetowej (art. 248 oraz art. 249 ust. 2 u.f.p.).

Kiedy instytucja może zaciągnąć zobowiązanie na kolejny rok?

Gdy dostanie informacje niezbędne do opracowania projektu planu finansowego czy też gdy opracuje projekt planu czy też gdy dostosuje projekt planu do przyjętej uchwały budżetowej, a może dopiero gdy zawrze umowę dotacyjną (będzie to już styczeń)?

Czy termin dostosowanie projektu planu do uchwały budżetowej należy utożsamiać z terminem ustalenie planu przez dyrektora (art. 27 ust. 3 u.o.p.d.k.) czy też ustalenie planu następuje już w przypadku opracowania projektu planu?

Postępowania wszczynane są odpowiednio wcześniej tak aby umowa mogła rozpocząć się od 1 stycznia, niemniej z uwagi na tą okoliczność po wyłonieniu wykonawcy może nie być jeszcze przyjętej uchwały budżetowej i dostosowanego planu, a zamawiającemu zależy by umowa została zawarta możliwie najszybciej.