Marciniak Jarosław, Archiwizowanie dokumentacji kadrowej - organizacja archiwów

Przechowywanie dokumentacji wymaga zachowania określonych standardów przez podmioty przechowujące. Do niedawna obowiązywał bardzo długi, 50-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Ustawa z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która weszła w życie 1.01.2019 r., została wprowadzona w celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat oraz w celu umożliwienia pracodawcom prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Jednym z kluczowych powodów dla wprowadzenia tych zmian jest konieczność zmniejszenia obciążenia biurokratycznego pracodawców. Z kolei sprawne zarządzanie jest powiązane z korzystaniem z dokumentacji zdigitalizowanej (cyfrowej). Do tej pory obszar spraw pracowniczych był pozbawiony formalnej możliwości cyfryzacji, co powodowało, że część pracodawców prowadziła dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika równolegle – w postaci papierowej oraz elektronicznej. Digitalizacja dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, obiektywnie rzecz biorąc, ma wpływ na przyśpieszenie procesu opracowania dokumentów, skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawę jakości dokumentacji (nie występuje proces zużywania), a także na redukcję kosztów przechowywania.