Zaniewicz Edyta, Compliance w biurze rachunkowym. Procedury, instrukcje, formularze

inwestowanie w wiedzę zawsze przynosi największe zyski

Benjamin Franklin

Te słowa powinny być mottem na każdy dzień dla każdego księgowego i każdego przedsiębiorcy. A już z całą pewnością powinny cechować współpracę na linii Klient – biuro rachunkowe. Wzajemna wymiana informacji, doświadczeń, wiedzy pomiędzy stronami to gwarancja wymiernych efektów współpracy dla obu stron. Stawką są rzetelne i niewadliwe księgi.

Najkrócej ujmując, działalność biura rachunkowego polega na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Gdyby jednak w tym jednym stwierdzeniu udało się pomieścić wszystkie obowiązki biura rachunkowego, to praca w biurze rachunkowym, czy prowadzenie własnego biura doprawdy byłyby czystą przyjemnością.

Owszem, praca z przedsiębiorcami dostarcza wiele satysfakcji zawodowej, niemniej to także nieustanna próba znalezienia kompromisu pomiędzy licznymi obowiązkami podatkowymi, jakie nakłada na nas ustawodawca, możliwościami technicznymi, jakie dają nam producenci oprogramowania, a oczekiwaniami i potrzebami samego przedsiębiorcy, który bardzo często nie chce nawet słyszeć o konieczności stosowania się do coraz to bardziej wygórowanych wymogów i obostrzeń. Biuro rachunkowe znajduje się pomiędzy przysłowiowym młotem a kowadłem. Przedsiębiorcy niejednokrotnie z trudem przyjmują do wiadomości, iż nowe rozwiązania podatkowe, nowe procedury, nowe obowiązki nie wynikają z inicjatywy i pomysłowości samego biura rachunkowego – a są konsekwencją zmian podatkowych, jakie wprowadza ustawodawca. Naturalnie każdy księgowy rozumie, iż przedsiębiorca powinien skupiać się na rozwijaniu własnej firmy, jej potencjału, pozycji na rynku, marki itp.

Skomplikowane prawo podatkowe z całą pewnością nie jest tu czynnikiem sprzyjającym rozwojowi przedsiębiorczości. Z badania przeprowadzonego w maju 2019 r. przez Grant Thornton International w ramach cyklu International Business Report wynika, iż silną barierą w rozwoju przedsiębiorczości nadal jest biurokracja. Problem w tym zakresie wskazało aż 65% badanych przedsiębiorstw. Podkreślana jest tu szczególnie niejasność, niespójność prawa i jego zmienność. Z kolei w raporcie przeprowadzonym w styczniu 2019 r. Bariery prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce kolejno wymieniane są: wysokie podatki, koszty pracy, nadmiar obowiązków biurokratycznych, niestabilność prawa, skomplikowane prawo gospodarcze, urzędy i urzędnicy, samowolne i arbitralne decyzje urzędników, kontrole urzędu skarbowego i innych instytucji, powolne rozstrzyganie sporów sądowych.

W takiej rzeczywistości podatkowej muszą prowadzić i rozwijać swoje firmy przedsiębiorcy. W takiej też rzeczywistości podatkowej biura rachunkowe mają misję tworzenia takich warunków do współpracy z firmami, aby gwarantować przedsiębiorcom obsługę księgową w najwyższych standardach, dążąc jednocześnie do obniżenia ryzyk podatkowych do jak najniższego poziomu.

Nie sposób wyjść naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców w zakresie obsługi księgowej bez dialogu i współpracy na linii podatnik – księgowa. Konieczna jest ciągła komunikacja i przepływ informacji pomiędzy stronami. Wymiana informacji powinna m.in. dotyczyć obowiązków i praw wynikających z przepisów ustaw podatkowych. Współpraca zaś powinna polegać m.in. na znalezieniu lub wypracowaniu takich rozwiązań, które pozwolą na realizację obowiązków podatkowych obu stronom.

Biuro rachunkowe, które oferuje usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, stoi przed dużym wyzwaniem. Dążąc do zapewnienia wysokiego standardu i jakości oferowanych usług księgowych, przede wszystkim należy kłaść nacisk na gruntowną wiedzę merytoryczną, wysokie kompetencje zawodowe. Wiedza ta umiejętnie powinna być wykorzystywana w codziennej pracy z dokumentami księgowymi, ale też i w relacjach z Klientem.

I tu jest druga strona medalu.

Rolą biura rachunkowego jest obsługa księgowa przedsiębiorcy, stąd nietrudno zauważyć, iż optymalne warunki do współpracy dla obu stron pojawiają się wtedy, gdy biuro rachunkowe obsługuje Klienta, który prowadzi działalność gospodarczą w sposób zgodny z literą prawa i wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych. Im bardziej nieświadomy Klient, im więcej błędów popełnia czy dopuszcza się więcej zaniedbań, tym większy nakład pracy biuro rachunkowe będzie musiało włożyć w obsługę księgową przedsiębiorcy.

Ryzyko, iż tego typu sytuacje będą się pojawiały, jest coraz wyższe, ponieważ wprowadzane w ostatnim czasie rozwiązania prawne mają coraz bardziej sankcyjny charakter. Uregulowanie wydatku z naruszeniem obowiązku obrotu bezgotówkowego, wykonanie przelewu na nieujawniony w tzw. białej liście numer rachunku bankowego, brak odpowiedniej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze – wszystkie te błędy skutkują określonymi sankcjami. Jeżeli Klient nie będzie znał ciążących na nim obowiązków podatkowych i nie będzie – świadomie czy też nieświadomie – się do nich stosował, to prędzej czy później dojdzie do sytuacji kryzysowej pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.

Stąd też tak ważnym jest, by biuro rachunkowe przywiązywało wagę do informowania Klienta o obowiązujących go przepisach prawa, by inwestowało w wiedzę podatkową swojego kontrahenta, by prezentowało mu uregulowania prawne w zrozumiały i praktyczny sposób. Klient zaś nie powinien bagatelizować ani informacji i wskazówek uzyskiwanych od księgowego, ani wymogów czy obowiązków, których realizacji biuro się domaga.

Rzetelne i niewadliwe księgi to wspólny cel przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Rozwiązania zaproponowane w niniejszej publikacji dają narzędzia, by obie strony mogły się wspólnie zaangażować w realizację tego celu i podjąć dającą wymierne efekty współpracę w tym zakresie.

Kolejno, w czterech rozdziałach, prezentuję wzory formularzy i schematów, których wdrożenie i wykorzystywanie w codziennej pracy księgowej przełoży się na wysokie standardy obsługi Klienta biura rachunkowego i rzetelność prowadzonych ksiąg. Są to autorskie druki, takie, których Państwo nie znajdą na rynku, opracowane na podstawie doświadczenia, które na co dzień zdobywam, prowadząc biuro rachunkowe.

Z autopsji wiem, jak wiele razy księgowy w codziennej pracy opiera swoje decyzje tylko na ustnie przekazanej przez Klienta informacji czy telefonicznie złożonej dyspozycji. Bardzo często takiej wymianie informacji towarzyszy pośpiech, czy sporządzenie naprędce wybiórczej notatki. Nie takie powinny być standardy pracy w biurach rachunkowych, gdzie obsługiwanych jest kilkadziesiąt, czy kilkaset podmiotów. Nie takie powinny być standardy pracy, nawet gdy księgowa prowadzi niewielkie biuro i obsługuje kilku przedsiębiorców. Biuro rachunkowe powinno dążyć do wdrażania jednolitych procesów obsługi, do wprowadzania wysokich standardów. Powinno korzystać z takich rozwiązań, które ułatwiają i usprawniają procesy pracy. Wreszcie powinno dążyć do wdrażania praktyk, które mają na względzie także prawną ochronę biura.

Zachęcam do lektury niniejszej publikacji osoby, które dopiero zamierzają rozpocząć życiową przygodę z księgowością. Materiał przedstawiony na kolejnych kartkach uświadomi Państwu, jak ogromnym wyzwaniem zawodowym jest usługowe prowadzenie ksiąg. To nieustanna próba pogodzenia obowiązków, jakie nakładają na przedsiębiorców przepisy prawa z codzienną rzeczywistością, tj.: ograniczeniami technicznymi w oprogramowaniu, licznymi rozbieżnościami interpretacyjnymi, niejasnymi przepisami, niewystarczająco jasnymi pojęciami, sprzecznymi orzeczeniami, brakiem jasnych, konkretnych wytycznych co do praktycznego sposobu stosowania prawa i wieloma innymi. Znajdą tu Państwo setki pytań, które każdy „dobry” księgowy powinien zadać Klientowi. Za tymi pytaniami przedstawianych jest wiele rozwiązań, które mają na celu przede wszystkim zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów komunikacyjnych pomiędzy Klientem a biurem rachunkowym. Bo tego rodzaju nieścisłości skutkują błędami w prowadzonych na rzecz Klienta księgach.

Niniejsza książka, to też doskonała pozycja dla wytrawnych księgowych, z bogatym doświadczeniem, wieloletnią praktyką. Liczę, że znajdą tu Państwo wiele ciekawych rozwiązań, które z chęcią, zainteresowaniem i powodzeniem wdrożą Państwo w swoich biurach rachunkowych.

Wreszcie to obowiązkowa pozycja dla każdego księgowego i każdej księgowej, którzy czują, iż pewne aspekty związane z prowadzeniem biura wymykają się spod kontroli, iż nie wszystko „działa” tak, jak powinno, którzy zauważają, że zawodzą dotąd stosowane procedury lub też właśnie brak standardów i procedur prowadzi do, nazwijmy to, ogólnie panującego w biurze zamieszania. Jeżeli tylko czują Państwo, iż w Państwa biurach coś mogłoby jednak działać lepiej, sprawniej, bardziej profesjonalnie – to na kartach tej książki czekają gotowe rozwiązania.

Publikacja wychodzi naprzeciw potrzebom, z jakimi w każdym biurze rachunkowym mierzymy się na co dzień, ale i potrzebom, które pojawiły się z 1.01.2020 r. Ostatnie zmiany podatkowe niosą ze sobą zupełnie nowe, dotąd nieznane nam, księgowym wyzwania księgowe.

Każdy jeden zaprezentowany druk to dokument będący efektem współpracy księgowego z Klientem biura rachunkowego. Jestem pewna, że efekty tej wzajemnej współpracy będą mierzalne nie tylko finansowo – we wskaźnikach i saldach, ale przełożą się też na atmosferę i jakość kontaktów. Współpraca pomiędzy Klientem a biurem rachunkowym powinna odbywać się w atmosferze wzajemnego szacunku i poszanowaniu interesów obu stron. Powinna się opierać na dobrych, sprawdzonych praktykach i takich wypracowanych wspólnie rozwiązaniach, które wychodzą naprzeciw potrzebom i Klienta, i biura rachunkowego.

Dbając o interesy biura – stwarzajmy naszym Klientom optymalne warunki do prowadzenia biznesu, gwarantujmy najwyższe standardy obsługi księgowej, służmy rzetelną i kompleksową wiedzą podatkową.

Twórzmy nową jakość.

Edyta Zaniewicz