Śleszyńska Eugenia, Wspólnota mieszkaniowa. Działalność, rozliczenia, podatki

Gospodarka wspólnoty mieszkaniowej jako osoby ustawowej, działającej pod swoim NIP i REGON, dokonującej różnych transakcji gospodarczych, w tym zawierającej umowy z dostawcami towarów i usług oraz z nabywcami, jest przejawem działalności podmiotu występującego w obrocie gospodarczym, mimo że głównym przedmiotem działalności statutowej wspólnoty jest utrzymanie nieruchomości wspólnej w warunkach ustawy z 24.06.1994 r. o własności lokali.

W działalności każdego podmiotu gospodarczego występują różne zdarzenia i operacje gospodarcze mające wpływ na jego wyniki ekonomiczne. Zdarzenia te są przejawem aktywności podmiotów, które w swej działalności podejmują zobowiązania przyczyniające się do powiększenia ich majątku. Z zasady każdy podmiot gospodarczy, osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej kieruje się w swojej działalności rachunkiem ekonomicznym, co oznacza, że dąży do zwrotu kapitału oraz do zwrotu na kapitale, ale także w działalności bieżącej kieruje się racjonalnością działania. Wymaga to od podmiotu gospodarczego ciągłego śledzenia skutków zaciąganych zobowiązań i osiąganych korzyści ekonomicznych prowadzonej działalności, jak też monitorowania stanu rozrachunków firmy na interesującą go chwilę. Działalność wiąże się z licznymi zobowiązaniami, w tym z koniecznością pokrycia zobowiązań podatkowych w podatku dochodowym, w podatku VAT, w podatku od nieruchomości oraz w innych podatkach i opłatach.

Z tego względu ustawodawca, stojąc na straży obowiązku podatkowego, zobligował podmioty gospodarcze, w tym jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, do których zalicza się także wspólnoty mieszkaniowe, do prowadzenia ewidencji rachunkowej oraz ewidencji podatkowej według zasad i standardów określonych w ustawach. Prowadzenie ewidencji rachunkowej rejestrującej skutki finansowe zdarzeń i operacji gospodarczych jest konieczne także z uwagi na potrzeby wewnętrzne podmiotów. Chodzi o informację o stanie majątku i kontrolę nad decyzjami gospodarczymi, które wywołują skutki finansowe bieżące i przyszłe.

Powstaje pytanie, w jakim zakresie zasady ogólne działania podmiotów gospodarczych dotyczą także wspólnot mieszkaniowych. Dlaczego w warunkach swobody gospodarczej konieczne jest prowadzenie ewidencji rachunkowej rejestrującej zdarzenia i operacje gospodarcze danego podmiotu? Czy jest to tylko wymóg prawa służący celom fiskalnym?

Należy odpowiedzieć, że w warunkach zmieniającej się gospodarki, zaciągania zobowiązań i powstawania należności wiedza właściciela firmy, właściciela nieruchomości lub innej jednostki, w tym jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o wynikach i skutkach własnej działalności, o zysku lub stracie, o wielkości posiadanego majątku rzeczowego i finansowego, o ilości posiadanego kapitału, o należnościach bieżących, przeterminowanych, nieściągalnych oraz o zobowiązaniach bieżących i długoterminowych ma kapitalne znaczenie zarówno dla czasu bieżącego, jak i przyszłego prowadzonej działalności. Rachunkowość podmiotu jest podstawą rozrachunków z dostawcami towarów i usług, z nabywcami towarów i usług, a także podstawą rozrachunków publicznoprawnych z organami podatkowymi.

Wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa dokonuje czynności prawnych i faktycznych w zakresie limitowanym przez ustawę o własności lokali, podejmuje decyzje gospodarcze, które wywierają wpływ na jej kondycję finansową, jest podmiotem występującym w obrocie gospodarczym. Z tego względu decyzje gospodarcze wspólnoty i jej rachunkowość są ze sobą związane – decyzje gospodarcze wymagają informacji z ksiąg rachunkowych (ewidencji rachunkowej), a stan gospodarki wpływa na stan rozrachunków i kondycję finansową wspólnoty mieszkaniowej.

Wiadomo, że informacja gospodarcza stanowi podstawę podejmowania decyzji gospodarczych, w tym postanowień dotyczących kierunków dalszego rozwoju. Z tych powodów należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób rzetelny i jasny ma niezwykle istotne znaczenie dla podmiotu gospodarczego, w tym dla właściciela nieruchomości. Dobrze prowadzona rachunkowość da mu bowiem pełną informację o podmiocie i jego sytuacji finansowej. Z tego względu mówi się, że rachunkowość spełnia funkcje informacyjne, analityczno-kontrolne, sprawozdawcze, a nawet dowodowe w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych tej działalności. Wskazuje to na niepodważalną użyteczność rachunkowości.

Ewidencja rachunkowa służy do księgowania operacji gospodarczych dokonanych przez dany podmiot gospodarczy, a także do ustalenia wyniku finansowego (zysku lub straty) jego działalności gospodarczej oraz bilansu aktywów i pasywów na dany moment bilansowy. Ewidencja podatkowa jest natomiast narzędziem służącym do określenia zobowiązania podatkowego oraz do jego rozliczenia z właściwym organem podatkowym. Jest to powiązane z koniecznością sporządzenia sprawozdania finansowego oraz składania deklaracji i zeznań podatkowych. W odpowiednim zakresie normy prawa zobowiązują właściciela nieruchomości do ewidencjonowania korzyści ekonomicznych z posiadanego mienia, sprawozdawczości finansowej i statystycznej oraz do prowadzenia rozrachunków w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych, w tym z tytułu podatków. W takim zakresie obowiązki te dotyczą działania wspólnot mieszkaniowych.

O tym, jak należy prowadzić rachunkowość, mówią standardy rachunkowości. Standardy i zasady ogólne prowadzenia ewidencji rachunkowej i sprawozdawczości określają przepisy ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości, natomiast zasady prowadzenia ewidencji podatkowej, składania deklaracji i zeznań podatkowych określają ustawy podatkowe. Według ustawy z 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa każdy podatnik odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Przepisy te obowiązują także wspólnoty mieszkaniowe jako osoby ustawowe, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, do których stosuje się przepisy o osobach prawnych.

Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób normy ogólne prawa przekładają się na wypełnianie obowiązków przez wspólnotę mieszkaniową i kto za nie odpowiada – wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa czy właściciele lokali tworzący wspólnotę mieszkaniową, zarząd wspólnoty czy może zarządca nieruchomości, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ust. 1 u.w.l. Pojawiają się także inne pytania, m.in. takie jak:

Niniejsze opracowanie przedstawi czytelnikom po raz pierwszy kompleksowy obraz obowiązków i sposobu funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej jako podmiotu korporacyjnego w rozumieniu art. 33¹ k.c., od chwili powstania z mocy prawa, aż po moment ustania jej bytu prawnego i związanych z tym rozliczeń. Zagadnieniu ustania bytu prawnego wspólnoty poświęcono wyjątkowy przedostatni rozdział, w którym w sposób szczegółowy omówiono wszystkie wypadki, gdy ustaje byt prawny wspólnoty i powstają na ten moment z mocy prawa liczne obowiązki, w tym sprawozdawcze, podatkowe, finansowe, administracyjne.

Czytelnicy znajdą w publikacji wyczerpującą odpowiedź na te i inne pytania. Jest ona swoistym przewodnikiem po kwestiach związanych ze statusem prawnym wspólnoty mieszkaniowej, z jej odrębnością prawną, podatkową i finansową, prawami i zobowiązaniami, majątkiem, działalnością, w tym z planowaniem i gospodarką, z jej rachunkowością i sprawozdawczością oraz podatkami. W opracowaniu wiele uwagi poświęcono rozrachunkom i podziałowi wyniku finansowego, także warunkom podziału majątku finansowego po ustaniu bytu prawnego wspólnoty mieszkaniowej między właścicieli lokali. W sposób szczególny potraktowano kwestię rozrachunków wspólnoty mieszkaniowej z właścicielami lokali, w tym dochodzenia roszczeń z tytułu różnych wierzytelności – tj. zaliczek na pokrycie kosztów zarządu, opłat za usługi pośrednictwa w dostawie mediów do lokali, zwrotu wydatków wspólnoty na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi – w postępowaniu sądowym i egzekucji komorniczej, łącznie z egzekucją z nieruchomości. Opisano także sposoby zabezpieczania wierzytelności, skutki bezskuteczności egzekucji wierzytelności oraz działania windykacyjnego, w tym przez windykację miękką.

W publikacji porusza się istotne dla wspólnoty mieszkaniowej kwestie związane z prawem właścicieli lokali do zwiększania lub zmniejszania nieruchomości wspólnej, dostępu do drogi publicznej, a także z roszczeniami o ustanawianie służebności przechodu i przejazdu oraz służebności gruntowej i innymi roszczeniami przysługującymi im z mocy prawa, wskazując jednocześnie – w świetle prawa i orzecznictwa – na odrębność prawną, podatkową i finansową wspólnoty mieszkaniowej, jako osoby ustawowej, od właścicieli lokali ją tworzących.

Każdy z obowiązków podatkowych, w tym w podatku dochodowym od osób prawnych, w podatku VAT, w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi, został przedstawiony w sposób kompleksowy, w aspekcie obowiązujących rozrachunków z organami podatkowymi.

Wspólnotę mieszkaniową zaprezentowano nie tylko przez pryzmat jej działalności statutowej, ale także w roli sprzedawcy towarów i usług, np. przy wynajmie części nieruchomości wspólnej albo przy innej działalności zarobkowej.

Sporo uwagi poświęcono także uwarunkowaniom zakupu mediów (ciepła, wody) do budynku wielolokalowego oraz świadczenia usługi pośrednictwa przez wspólnotę mieszkaniową w dostawie tych mediów do lokali właścicieli w świetle przepisów art. 13 u.w.l., Kodeksu cywilnego oraz ustawy o VAT. Zawarto też wytyczne do opracowywania regulaminów rozliczeń mediów, jak też do różnych rozrachunków.

W opracowaniu uwzględniono bogate orzecznictwo, w tym Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych, oraz interpretacje podatkowe w sprawach z zakresu stosowania prawa podatkowego, jak również praktykę działania wspólnot mieszkaniowych. Podano w nim wiele wskazówek, przykładów, opisano studia przypadku.

Publikacja adresowana jest do wszystkich podmiotów zarządzających nieruchomościami wspólnymi, tj. do właścicieli lokali, zarządów wspólnot mieszkaniowych oraz zarządców nieruchomości, firm usługowych, biur rachunkowych, jak też do przedstawicieli gmin i innych właścicieli sprawujących nadzór właścicielski nad zarządem nieruchomością wspólną oraz do innych osób zainteresowanych tą tematyką.

Opracowanie to, w związku z kompleksowym omówieniem problematyki ustania bytu prawnego wspólnoty mieszkaniowej, może dać właścicielom lokali (w tym np. gminom) zainteresowanym tym zagadnieniem istotne wskazówki prawne, podatkowe i finansowe legalnego działania w sprawie „wyjścia spod reżimu działania ustawy o własności lokali”, może też przestrzec przed ewentualnymi pułapkami czyhającymi na tych, którzy w takich sprawach chcieliby pójść „na skróty”.

Publikację opracowano według stanu prawnego na 31.03.2021 r., z omówieniem nowych przepisów ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz zmian dostosowujących wprowadzonych do wielu ustaw, w tym do postępowania administracyjnego, postępowania cywilnego oraz do prawa podatkowego, wchodzących w życie 1.07.2021 r.