ŁUS-III-2-443/256/05/MJS - Utrata dokumentów źródłowych.

"(...) Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy mają obowiązek przechowywać księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, stosownie do treści § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku (Dz. U. nr 95, poz. 798), podatnicy obowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 rozporządzenia).

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi (...) przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego (...). Stosownie do treści art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego, od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu (...).

Jak wynika z powyższego, na gruncie podatku od towarów i usług kluczowe w kontekście wykazania prawidłowości rozliczeń jest posiadanie faktur VAT (zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu), gdyż to one są dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT (i sprawdzenia zgodności tych zapisów ze stanem rzeczywistym) oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W świetle brzmienia cytowanych przepisów art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, § 23 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. oraz art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa i art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, należy stwierdzić, iż w przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, Podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji.

Przede wszystkim Podatnik powinien uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Możliwość taką statuuje § 22 rozporządzania Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku, w myśl którego jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Żaden z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie zwalnia Podatnika z obowiązku udokumentowania fakturą VAT (lub duplikatem takiej faktury) prawa do obniżenia podatku należnego o określoną kwotę podatku naliczonego nawet w przypadku, gdy utrata dokumentów źródłowych nastąpiła wskutek działania siły wyższej (np. powodzi).

Podsumowując, Podatnik jest zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres. Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, kwoty podatku naliczonego wynikają z otrzymanych od sprzedawców faktur VAT lub ich duplikatów. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów, Podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji VAT-7, w których podatek ten odliczono.

Ponadto, art. 23 § 1 ust. 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli: brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Organ podatkowy odstępuje od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Przez księgi podatkowe rozumie się przy tym księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci (art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej), a więc także ewidencje i rejestry VAT, o których mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Natomiast na mocy zapisów art. 109 ust. 4 i 5 ustawy o podatku od towarów i usług, ustawodawca przyznał organom podatkowym prawo do badania rzetelności składanych przez podatników rozliczeń w zakresie podatku od towarów i usług i ewentualnie do określenia wysokości zobowiązania podatkowego lub kwoty zwrotu różnicy podatku w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Jak wskazano wyżej, posiadanie faktur VAT - zarówno faktur sprzedaży, jak i faktur zakupu - i ewentualnie kopii paragonów fiskalnych i raportów dobowych ma podstawowe znaczenie w zakresie wykazywania prawidłowości i zgodności z rzeczywistością dokonanych rozliczeń podatku od towarów i usług oraz zapisów podatku należnego i naliczonego w ewidencjach VAT. Wszelkie konsekwencje wynikające z faktu niewypełnienia (nawet bez swojej winy) obowiązku przechowywania przez wskazany przepisami czas dokumentów źródłowych obciążają Podatnika. W przypadku, jeśli brak będzie danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania (niezależnie od przyczyn braku tych danych, w tym okoliczności utraty wymaganych przepisami dokumentów), organ podatkowy dokonując kontroli i ewentualnej korekty rozliczeń wykonanych przez Podatnika będzie uprawniony do określenia podstawy opodatkowania w drodze szacowania.

Zniszczenie dokumentacji źródłowej, obrazującej przebieg zdarzeń gospodarczych (wykonanych czynności opodatkowanych i dokonanych zakupów uprawniających do odliczeń) powoduje, że organ podatkowy może stanąć w obliczu braku danych niezbędnych do określenia rzeczywistej podstawy opodatkowania, co mogłoby skutkować koniecznością oszacowania podstawy opodatkowania.

Fakt, iż dokumenty źródłowe uległy zniszczeniu nie wskutek zawinionych działań Podatnika, lecz wskutek działania żywiołu w postaci powodzi nie może przy tym stanowić przesłanki negatywnej do zastosowania instytucji szacowania podstawy opodatkowania. (...)".