Dauter-Kozłowska Agnieszka, Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Doręczenie przez organ wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego

Na mocy ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 2320, dalej – ustawa nowelizująca), z dniem 5.10.2021 r., ustawodawca znowelizował art. 39³ k.p.a., który został wprowadzony na mocy ustawy z 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 695).

Zgodnie z nowym jego brzmieniem, w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma.

Sporządzony przez organ wydruk pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej, co oznacza, że wydruk ten uzyskuje moc dowodową dokumentu urzędowego.

W związku z brakiem definicji ustawowej „pisma w postaci elektronicznej” pismo takie należałoby utożsamić z dokumentem elektronicznym.

Zgodnie natomiast z art. 3 pkt 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.08.2014, s. 73), do którego odsyła art. 2 pkt 2 ustawy nowelizującej, dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.

Dokument elektroniczny jest to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (art. 3 pkt 2 ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2021 r. poz. 2070).

Sporządzony przez organ wydruk pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego ma formę pisemną. Treścią wydruku jest odzwierciedlenie treści pisma wydanego przez organ w postaci elektronicznej.

Wydruk ten obligatoryjnie zawiera informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Musi także zawierać identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane (art. 39³ § 2 k.p.a.).

Fakultatywnie wydruk ten może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo (art. 39³ § 3 k.p.a.).

Sporządzony w takiej formie wydruk pisma stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej (art. 39³ § 4 k.p.a.). Oznacza to, że wydruk pisma uzyskany z systemu teleinformatycznego ma walor dokumentu urzędowego, z którym Kodeks wiąże domniemanie prawdziwości (por. A. Wróbel, Komentarz do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2022).