Kędziora Robert, Ustne ogłoszenie decyzji administracyjnej

Ustne ogłoszenie decyzji administracyjnej

Przyjęta w przepisie art. 14 § 1 k.p.a. zasada ogólna pisemności postępowania nakłada na organ administracji publicznej obowiązek załatwienia sprawy w formie pisemnej, co oznacza konieczność dokumentowania na piśmie czynności podejmowanych przez organ i stronę od wszczęcia postępowania, poprzez postępowanie wyjaśniające aż do wydania decyzji (zob. B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2009, s. 78). Zasada pisemności postępowania doznaje ograniczenia na mocy regulacji art. 14 § 2 k.p.a., który stanowi, że sprawy mogą być załatwiane ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219 oraz z 2018 r. poz. 650) lub za pomocą innych środków łączności, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Ponadto treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny zostać utrwalone w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Spełnienie warunków określonych w art. 14 § 2 k.p.a. umożliwia organowi administracji publicznej odstąpienie od obowiązku doręczenia stronie decyzji na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na rzecz zawiadomienia o decyzji poprzez jej ustne ogłoszenie (art. 109 § 2 k.p.a.). Czynność ustnego ogłoszenia decyzji wymaga utrwalenia w aktach sprawy w formie protokołu (art. 67 § 2 pkt 5 k.p.a.).

Wydanie decyzji administracyjnej następuje po wszczęciu postępowania, zebraniu materiału dowodowego i dokonaniu subsumcji stanu faktycznego do norm prawa materialnego znajdujących zastosowanie w danej sprawie (wyrok WSA w Warszawie z dnia 13 maja 2011 r., I SA/Wa 57/11, LEX nr 991743). Treścią decyzji jest ustalenie istnienia, przyznanie lub zmiana konkretnych praw i obowiązków skonkretyzowanego zewnętrznego adresata (zob. R. Kędziora, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2008, s. 518).

Zgodnie z przepisem art. 106 k.p.a., w sytuacji gdy przepis szczególny uzależnia załatwienie sprawy administracyjnej od zajęcia stanowiska przez inny organ, wydanie decyzji przez właściwy w sprawie organ administracji publicznej może nastąpić po uprzednim uzyskaniu stanowiska innego organu. Konstrukcja ta określana jest mianem współdziałania organów administracji publicznej, a jej istota wyraża się w tym, że organ, załatwiający sprawę w formie decyzji, rozstrzyga w pełni i samodzielnie odpowiada za treść decyzji, zaś organ współdziałający ma ustawową kompetencję do zajęcia stanowiska w tej sprawie, przy czym stanowisko to nie jest wiążące prawnie dla organu właściwego w sprawie (zob. A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 106 Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2012). Zajęcie stanowiska przez organ współdziałający nie następuje w samodzielnym postępowaniu, lecz stanowi stadium postępowania w sprawie, która ma być załatwiona decyzją. W związku z tym, zajęcie stanowiska następuje z istotnymi odmiennościami w stosunku do postępowania prowadzonego przez organ załatwiający sprawę (wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 maja 2012 r., VI SA/Wa 1860/11, LEX nr 1122719).