Opis stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
Objaśnienia
do wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej
Ad pkt 1.3. NAZWA STANOWISKA PRACY
Należy podać nazwę stanowiska pracy zgodnie z przepisami w sprawie stanowisk urzędniczych,
wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do
ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń
przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.
Zmiana nazwy stanowiska pracy powinna być powiązana z innymi zmianami w opisie stanowiska
pracy, np. w zakresie wymaganych kompetencji i doświadczenia zawodowego.
Ad pkt 1.4. STANOWISKO DO SPRAW
Punkt ten należy wypełniać opcjonalnie. W przypadku stanowisk, w których nazwa stanowiska pracy
wpisana w punkcie 1.3. jest wystarczająca i wyczerpuje jego funkcjonalny opis (np. "główny
księgowy") nie należy wpisywać rozszerzenia "do spraw".
Ad pkt 1.5. SYMBOL STANOWISKA PRACY
Przykładowo może to być skrót nazwy komórki organizacyjnej urzędu i kolejny numer stanowiska
pracy.
Liczba symboli wpisanych w tym punkcie powinna odpowiadać liczbie stanowisk pracy, dla których
jest tworzony opis stanowiska pracy. Przykładowo, jeżeli opis jest tworzony dla 4 stanowisk pracy
(których nazwy oraz zakresy – czyli realizowane zadania, wymagane kompetencje i kwalifikacje – są
takie same) powinny być wpisane 4 symbole (odrębny dla każdego z nich).
Wyjątkiem od tej zasady jest wieloosobowe stanowisko pracy – wówczas jest wystarczający jeden
symbol.
Symbol stanowiska pracy powinien być przypisany do stanowiska pracy, a nie do osoby, która to
stanowisko zajmuje. Powinien wynikać ze struktury organizacyjnej urzędu. W związku z tym,
niezależnie od tego, kto zajmuje dane stanowisko pracy, symbol, który jest do niego przypisany nie
powinien być zmieniany.
Ad pkt 3. ZAPOZNANIE PRACOWNIKA Z OPISEM STANOWISKA PRACY
Symbol stanowiska pracy w kolumnie pierwszej tabeli zamieszczonej w tym punkcie należy wpisać
obligatoryjnie tylko wówczas, gdy opis stanowiska pracy jest przygotowany dla więcej niż 1 stanowiska
pracy (czyli wówczas, gdy w punkcie 1.5. wpisano więcej niż jeden symbol).
Liczba wierszy w tym punkcie może być dowolnie rozbudowywana.
Liczba wierszy powinna być przede wszystkim uzależniona od liczby stanowisk pracy, dla których jest
przygotowany opis stanowiska pracy, aby umożliwić podpisanie potwierdzenia zapoznania się z tym
opisem wszystkim osobom, które je zajmują.
Dodatkowo, w przypadku gdy następuje zmiana osoby zatrudnionej na danym stanowisku pracy –
a nie zachodzą żadne zmiany w samym opisie stanowiska pracy (opis stanowiska pracy nie jest
aktualizowany) – kolejny pracownik zajmujący to stanowisko pracy powinien podpisać potwierdzenie
zapoznania się z tym opisem w pierwszym wolnym wierszu. Nie ma wówczas konieczności
przygotowywania kolejnego egzemplarza tego opisu stanowiska pracy.
Ad pkt 4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY
Należy wpisać nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej.
Ad pkt 5. LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW
Należy wybrać jeden zakres z zamieszczonej w tym punkcie listy i zaznaczyć go znakiem "X".
Ad pkt 6. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY
Należy wpisać maksymalnie 8 zadań określonych w taki sposób, aby wynikała z nich rola stanowiska
pracy.
Zadania należy uszeregować ze względu na częstotliwość ich wykonywania. Pierwsze trzy najczęściej
wykonywane zadania należy uznać za zadania dominujące. Pozostałe zadania stanowią zadania
poboczne.
Opis zadania powinien być zwięzły i zawierać:
czasownik, który wskazuje, co musi być zrobione + określenie, co jest przedmiotem
wykonywanego zadania + krótki opis celu czynności,
np. księguje + operacje finansowe + w celu dostarczenia aktualnej i dokładnej informacji
finansowej.
Ad pkt 7. UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA
W punkcie tym wskazana została lista upoważnień i pełnomocnictw. Należy wybrać i zaznaczyć
znakiem "X" te upoważnienia i pełnomocnictwa, które są przypisane do danego stanowiska pracy.
Należy pamiętać, iż nie ma ograniczenia w liczbie upoważnień i pełnomocnictw. Jeżeli do stanowiska
pracy są przypisane także inne upoważnienia i pełnomocnictwa niż te konkretnie wskazane, należy
zaznaczyć opcję "inne" i je tam wpisać.
W przypadku gdy do stanowiska pracy nie są przypisane żadne upoważnienia ani pełnomocnictwa,
należy zaznaczyć opcję "brak upoważnień i pełnomocnictw".
Ad pkt 8. ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ
Kierując się pytaniami pomocniczymi zawartymi poniżej, należy zwięźle opisać (opcjonalnie, podając
odpowiednie przykłady) stopień złożoności pracy oraz w jakim zakresie na opisywanym stanowisku
pracy jest wymagana kreatywność:
–czy przepisy i procedury szczegółowo określają sposób i tryb działania?
–czy dla każdego wykonywanego zadania istnieje tylko jedna procedura?
–czy istniejące procedury/przepisy są jednoznaczne, czy wymagają umiejętności ich
interpretacji?
–czy zadania wiążą się z podejmowaniem uznaniowych decyzji?
–czy często pojawiają się sytuacje bezprecedensowe?
–czy zadania wymagają działania w sytuacjach braku odpowiednich przepisów/zasad
działania?
–czy zadania wymagają tworzenia zupełnie nowych procedur działania lub poprawiania
istniejących?
Ad pkt 9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA
Należy zwięźle scharakteryzować stopień ingerencji bezpośredniego przełożonego w rozwiązywanie
problemów wynikających z realizowanych zadań (opcjonalnie, podając odpowiednie przykłady).
Ad pkt 10. HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA
Należy wybrać i zaznaczyć znakiem "X" odpowiedni horyzont czasowy adekwatnie dopasowany do
zadań (przede wszystkim tych dominujących) określonych na opisywanym stanowisku pracy. Opisy
zadań powinny wprost uzasadniać ten wybór.
Ad pkt 11. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE
Należy zaznaczyć znakiem "X" te częstotliwości dotyczące kontaktów zewnętrznych, które występują
na opisywanym stanowisku pracy. Dla każdego zaznaczonego wyboru należy wskazać przykłady
takich kontaktów. Należy podać jedynie kontakty z osobami spoza danego urzędu. Zakres
podmiotowy tych kontaktów (z kim?) oraz ich cel (po co?) powinien wynikać z opisów zadań
przypisanych do stanowiska pracy (przede wszystkim tych dominujących).
Ad pkt 12. CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ
W punkcie tym wskazana została lista czynników szczególnie utrudniających wykonywanie zadań.
Należy wybrać i zaznaczyć znakiem "X" te czynniki, które są przypisane do danego stanowiska pracy
(opcjonalnie, podając odpowiednie przykłady).
W przypadku gdy do stanowiska pracy nie są przypisane żadne czynniki szczególnie utrudniające
wykonywanie zadań, należy zaznaczyć opcję "brak".
Wybór konkretnych czynników powinien być adekwatnie dopasowany do zadań (przede wszystkim
tych dominujących) określonych na opisywanym stanowisku pracy. Opisy zadań powinny wprost
uzasadniać ten wybór.
Lista czynników utrudniających wykonywanie zadań na stanowisku pracy zawiera tylko takie czynniki,
które są różne od czynników występujących na typowych stanowiskach urzędniczych. Zatem nie
zalicza się do czynników utrudniających wykonywanie pracy np. pracy przed monitorem, dużej liczby
rozmów telefonicznych.
Ad pkt 13. WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Wymagania niezbędne są to wymagania minimalne konieczne do podjęcia pracy na danym
stanowisku pracy i zapewniające prawidłowe wykonywanie zadań na tym stanowisku.
Wymagania niezbędne oraz dodatkowe są to wymagania konieczne do optymalnego wykonywania
zadań na danym stanowisku pracy
Profil wykształcenia należy wpisać tylko w przypadkach, gdy wykształcenie profilowe jest konieczne
do prawidłowego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku pracy. Można doprecyzować profil
wykształcenia na danym stanowisku pracy, ale nie można podwyższać poziomu wykształcenia – musi
być zgodny z poziomem i profilem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy
w przepisach w sprawie stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni
służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych
zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.
Aby wykształcenie zostało uznane za wykształcenie profilowe – wybrany profil musi być zgodny
z zadaniami określonymi w opisie stanowiska pracy oraz dotyczyć konkretnej, specjalistycznej
dziedziny wiedzy.
Poziom znajomości języka obcego można określić w następujący sposób:
–zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (np. B1, C2),
–przez wskazanie, jakie umiejętności w posługiwaniu się językiem obcym są wymagane na
opisywanym stanowisku pracy (np. znajomość języka umożliwiająca czytanie i rozumienie
literatury przedmiotu),
–opisowo (np. komunikatywny, bardzo dobry, biegły).
Zaleca się, aby w ramach opisów stanowisk pracy tworzonych w urzędzie stosować jednolity sposób
określania poziomu znajomości języka obcego.
Należy określić minimalne doświadczenie zawodowe wymagane do prawidłowego wykonywania pracy
na danym stanowisku pracy.
Przy określaniu doświadczenia zawodowego należy podać, jaki rodzaj doświadczenia jest wymagany
na danym stanowisku pracy, np.:
–doświadczenie w pracy w administracji,
–doświadczenie w pracy w danym obszarze (należy podać ten obszar),
–doświadczenie w zarządzaniu projektami lub zespołem.