Szczególny sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych, w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Akty korporacyjne

Prok.2011.12.19

Akt nieoceniany

Wersja od: 19 grudnia 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 84/11

PROKURATORA GENERALNEGO

z dnia 19 grudnia 2011 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych ¹ , w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych {Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa szczególny sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

§ 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r, o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228);

2) rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów - akt wykonawczy wydany na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

3) rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów - akt wykonawczy wydany na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

4) rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości - rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu realizacji kompetencji prokuratora w zakresie nadzoru nad czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi (Dz. U. Nr 121, poz. 692);

5) kancelaria - kancelarię tajną w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury;

6) oddział kancelarii - oddział kancelarii tajnej w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury;

7) kierownik kancelarii - pracownika pionu ochrony, który organizuje i koordynuje pracę osób zatrudnionych w kancelarii lub oddziale kancelarii, zgodnie z określonym zakresem zadań i obowiązków;

8) pracownik kancelarii - pracownika pionu ochrony wykonującego obowiązki w kancelarii lub oddziale kancelarii;

9) osoba upoważniona - osobę posiadającą odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych odpowiednią klauzulą tajności i przeszkoloną w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz prokuratorów i asesorów prokuratorskich pełniących czynności prokuratorskie oraz inne osoby, których dostęp do informacji niejawnych regulują odrębne przepisy;

10) wykonawca - osobę opracowującą merytorycznie dokument niejawny lub upoważnioną do sporządzenia lub wykonania dokumentu niejawnego, w szczególności przez odręczne napisanie, z wykorzystaniem maszyny do pisania, systemu lub sieci teleinformatycznej, kserowanie, kreślenie;

11) dokument niejawny - każdą utrwaloną informację niejawną w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie teczki, mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy barwiącej, jak również informację niejawną utrwaloną na elektronicznych nośnikach danych;

12) urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr lub kartotekę o ustalonych rubrykach, służące do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu;

13) przesyłka - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

14) strefa ochronna - obszar zorganizowany i wydzielony, w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury w celu uniemożliwienia osobom nieuprawnionym dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne" lub wyższej.

Rozdział  2

Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej

§  3.

1. Kancelaria stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną, podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. W przypadkach uzasadnionych strukturą organizacyjną tworzy się oddziały kancelarii funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

3. Kancelaria jest odpowiedzialna za właściwy obieg dokumentów niejawnych w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury.

4. Do zadań realizowanych w kancelarii należy w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych otrzymanych, wysyłanych lub wydawanych;

2) powiadamianie adresata o otrzymaniu dokumentu niejawnego;

3) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom upoważnionym;

4) przekazywanie dokumentów niejawnych;

5) wysyłanie dokumentów niejawnych;

6) zapewnienie należytej ochrony dokumentów niejawnych przechowywanych w kancelarii;

7) kompletowanie dokumentów niejawnych oraz przygotowywanie i przekazywanie ich do archiwum;

8) wykonywanie prac techniczno-ewidencyjnych związanych z rejestrowaniem i kopiowaniem dokumentów niejawnych lub zmianą albo zniesieniem klauzuli tajności;

9) sprawowanie nadzoru nad dokumentami niejawnymi, pozostającymi w dyspozycji jednostki organizacyjnej, a znajdującymi się poza kancelarią.

5. Czas pracy kancelarii powinien być uregulowany w sposób zapewniający wydawanie i przyjmowanie dokumentów niejawnych, jak również pracę własną kancelarii, w szczególności ewidencjonowanie dokumentów niejawnych.

§  4.

1. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Kierownik kancelarii podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może powołać zastępcę kierownika kancelarii,

3. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony na wniosek pełnomocnika ochrony, pracownik pionu

ochrony zwany kierownikiem oddziału kancelarii.

4. W jednostkach organizacyjnych, w których przetwarza się niewielką liczbę dokumentów niejawnych, oddziałem kancelarii może kierować inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony.

5. Kierownik kancelarii koordynuje i nadzoruje pracę podległych oddziałów kancelarii.

6. Na stanowisko kierownika kancelarii, zastępcy kierownika kancelarii, pracowników kancelarii, kierownika oraz pracowników oddziału kancelarii wyznacza się osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności dokumentów przetwarzanych w kancelarii, które odbyły przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych, potwierdzone stosownymi zaświadczeniami.

§ 5. Zakres obowiązków kierownika kancelarii, zastępcy kierownika kancelarii i pracowników kancelarii oraz kierownika i pracowników oddziału kancelarii ustala pełnomocnik ochrony.

§  6.

1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych;

2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom do tego upoważnionym;

3) egzekwowanie zwrotu dokumentów niejawnych;

4) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;

5) prowadzenie bieżącej kontroli w zakresie postępowania z dokumentami niejawnymi, ich właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii, a także rejestrowania zmian lub znoszenia klauzul tajności w urządzeniach ewidencyjnych;

6) informowanie pełnomocnika ochrony o wszelkich nieprawidłowościach związanych z ochroną informacji niejawnych;

7) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem dokumentów niejawnych do przekazania do archiwum;

8) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc:

9) koordynacja pracy oddziałów kancelarii.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 4 ust. 2-4, wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-8.

§  7.

1. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, jeżeli nie został wyznaczony zastępca kierownika kancelarii, a w razie braku stałego pracownika kancelarię przejmuje protokolarnie, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa i przeszkolony w zakresie ochrony informacji niejawnych, inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do kierownika oddziału lub jego zastępcy.

3. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.

4. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w obecności kierownika kancelarii zdającego obowiązki, osoby przejmującej obowiązki kierownika oraz pełnomocnika ochrony. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach: pierwszy egzemplarz przechowywany jest w kancelarii, drugi - u pełnomocnika ochrony.

5. W przypadku nieobecności pełnomocnika ochrony i jego zastępcy sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy należy doręczyć niezwłocznie po jego powrocie.

6. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:

1) dane dotyczące zgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii;

2) ewentualne uwagi lub wnioski osoby przejmującej obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące nieprawidłowości ujawnionych w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów niejawnych.

7. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 8. Wstęp do pomieszczeń kancelarii w obecności jej pracownika mają: 1) kierownik jednostki organizacyjnej;

2) pełnomocnik ochrony lub jego zastępca;

3) osoby uprawnione do zapoznania się z dokumentami niejawnymi;

4) osoby upoważnione przez pełnomocnika ochrony,

§  9.

1. Przed zakończeniem pracy pracownicy kancelarii są zobowiązani do sprawdzenia stanu dokumentów przetwarzanych w danym dniu.

2. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

§  10.

1. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa plan ochrony informacji niejawnych.

2. Naruszenie zasad, o których mowa w ust. 1, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

§ 11. Zasady określone w § 9 i 10 obowiązują odpowiednio w stosunku do innych pomieszczeń, w których są przechowywane dokumenty niejawne, oraz osób za te pomieszczenia odpowiedzialnych.

Rozdział  3

Urządzenia ewidencyjne prowadzone w kancelarii tajnej

§  12.

1. Dokumenty stanowiące informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "ściśle tajne", "tajne", "poufne", wytworzone w jednostce prokuratury albo otrzymane przez tę jednostkę, ewidencjonuje się w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez pracowników kancelarii,

2. Do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w kancelarii zalicza się;

1) rejestr dzienników, ewidencji, teczek zwany dalej "RTD", którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) dziennik ewidencyjny dokumentów oznaczonych klauzulą tajności, zwany dalej "dziennikiem ewidencyjnym", którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

5) kartę zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą "ściśle tajne'7 "tajne"/ "poufne", zwaną dalej "kartązapoznania", której wzór określa załącznik nr 6;

6) dziennik ewidencji elektronicznych nośników do zapisu informacji w postaci cyfrowej, dysków optycznych i taśm elektromagnetycznych oraz innych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

7) metrykę elektronicznego nośnika informacji, zwaną dalej "metryką nośnika", której wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

8) rejestr wydanych dokumentów zwany dalej "RWD", którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia;

9) wykaz osób, które uzyskały zgodę na przechowywanie dokumentów poza kancelarią na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych, którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia;

10) rejestr osób wchodzących do kancelarii /w sytuacji braku elektronicznego systemu ewidencjonowania wejść i wyjść/.

3. Dopuszcza się prowadzenie urządzeń ewidencyjnych, nie wymienionych w ust. 2, jeśli usprawnią one pracę kancelarii, w szczególności ewidencję dotyczącą czynności związanych z kontrolą działań operacyjno-rozpoznawczych organów ścigania, wynikającą z ustaw: o Policji, o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu Wojskowego, o Centralnym Biurze Anty korupcyjnym, o Straży Granicznej, o Żandarmerii Wojskowej i woskowych organach porządkowych i o kontroli skarbowej.

§  13.

1. Zapisów w ewidencjach, o których mowa w § 12, dokonuje się odpowiednio do treści poszczególnych rubryk. Stosowanie klamer i znaków powtórzeń jest zabronione.

2. Rejestracji, o których mowa w ust. 1, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian we właściwej ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczając datę: imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany.

3. Dopuszcza się dokonywanie zapisów przy pomocy odcisków pieczęci.

4. W przypadku anulowania pozycji w urządzeniach ewidencyjnych należy w rubryce "Uwagi" odnotować powód jej anulowania.

5. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w ewidencjach.

6. W elektronicznych rejestrach dokumentów, o ile są prowadzone nie usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2-5 W rejestrach tych zamieszcza się informacje o zmianach i skreśleniach.

7. W ewidencji zarejestrowanej w rejestrze, o którym mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, na stronie tytułowej tej ewidencji wpisuje się datę, na której daną ewidencję rozpoczęto i zakończono.

8. Ewidencje prowadzone w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury, należy zakończyć po zakończeniu roku kalendarzowego, na zasadach określonych w ust. 10, z wyłączeniem ewidencji, o których mowa w § 12 ust. 2 pkt 5, 7 i 9.

9. W kolejnym dzienniku (książce) z danego roku kalendarzowego, wpisów w kolejnych pozycjach dokonuje się uwzględniając kontynuację numeracji z poprzedniego dziennika (książki).

10. W ewidencjach, o których mowa w § 12 ust 2 pkt 2-4, 6, 8 i 10, po dokonaniu ostatniego wpisu w danym roku kalendarzowym należy:

1) ostatni wpis podkreślić i dokonać adnotacji o treści "Zakończono pozycją nr ......w dniu ......" oraz wymienić pozycje anulowane;

2) kierownik kancelarii składa podpis i odciska imienną pieczęć potwierdzając zakończenie roku. pod adnotacją o której mowa w pkt 1.

11. W następnym roku kalendarzowym zapisy w ewidencjach, o których mowa w ust. 10, rozpoczyna się od pozycji nr 1,

§  14.

1. Rejestr dzienników, ewidencji i teczek (RTD) jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych rejestrów prowadzonych przez kancelarię i nie podlega ewidencji.

2. W rejestrze ewidencjonuje się wszystkie urządzenia ewidencyjne dla potrzeb kancelarii.

3. Na przesznurowanych stronach rejestru (RTD), umieszcza się kolejne numery, wpisując na ostatniej stronie adnotację o liczbie stron rejestru, potwierdzoną datą i pieczęcią "do pakietów" oraz imieniem i nazwiskiem osoby kierownika Kancelarii.

4. Każdy tom urządzenia ewidencyjnego, teczki tematycznej, akt postępowań karnych oraz akt nadzoru nad tymi postępowaniami, a także akt postępowań dyscyplinarnych, rejestruje się pod odrębną pozycją.

5. W rejestrze dzienników, ewidencji i teczek nie rejestruje się powtórnie teczek tematycznych rejestrowanych w latach poprzednich, jeżeli są one nadal prowadzone i zostały zarejestrowane w tym rejestrze.

6. Rejestr dzienników, ewidencji i teczek podlega przekazaniu do archiwum jedynie w przypadku likwidacji kancelarii,

7. Wszystkie urządzenia ewidencyjne wymienione w § 12, jak również inne urządzenia ewidencyjne winny być prowadzone w sposób dający pełną i dokładną informację o każdym zarejestrowanym w nich dokumencie od momentu rejestracji, poprzez udostępnianie, odesłanie do wskazanego adresata, zniszczenie lub przerejestrowanie do innej ewidencji, aż do ostatecznego zdjęcia z obciążenia ewidencyjnego rejestru tego dokumentu, a następnie złożenia rejestru do archiwum lub zniszczenia zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

8. Urządzenia ewidencyjne do dokumentów o klauzuli "zastrzeżone" wydane przez Kancelarię Tajną mogą zostać złożone do archiwum lub wybrakowane po uzyskaniu zgody kierownika KT.

§ 15. Urządzenia ewidencyjne wymienione w § 12 ust. 2 pkt 2 i ust. 3, oznacza się klauzulą,. poufne".

§  16.

1. W dzienniku ewidencyjnym rejestruje się dokumenty niejawne otrzymywane i wysyłane (wchodzące i wychodzące) oraz materiały wytworzone na potrzeby własne jednostki lub komórki organizacyjnej, z zastrzeżeniem § 12 ust. 3.

2. Dopuszcza się rejestrowanie, ze względu na nadawcę dokumentu, w odrębnych dziennikach ewidencji, czynności związanych z kontrolą działań operacyjno-rozpoznawczych organów ścigania, wynikających z ustaw: o Policji, o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu Wojskowego, o Centralnym Biurze Anty korupcyjnym, o Straży Granicznej, o Żandarmerii Wojskowej i woskowych organach porządkowych i o kontroli skarbowej.

3. Zarejestrowanie otrzymanego dokumentu niejawnego w dzienniku ewidencji polega na:

1) opatrzeniu otrzymanego dokumentu niejawnego pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie oraz odciśnięciu pieczęci "Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ..." na pierwszej stronie załącznika, z zastrzeżeniem, \t pieczęci "Załącznik nr..." nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, wydawnictw oraz dokumentów przesłanych do akceptacji (zatwierdzenia) lub podpisu;

2) wpisaniu pod kolejnymi numerami zapisu dziennika ewidencji:

a) oznaczenia klauzuli tajności dokumentu i numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym,

b) danych ewidencyjnych dokumentu niejawnego {numeru i daty) oraz daty rejestracji dokumentu,

c) liczby załączników i liczby stron lub innych jednostek miary załączników oraz wypełnieniu pozostałych rubryk dziennika ewidencyjnego;

3) wpisaniu danych wymienionych w pkt 2 na dokumencie niejawnym, w odpowiednich polach odcisków pieczęci wpływu.

4. Zarejestrowanie dokumentu wysyłanego odbywa się na zasadach określonych w ust 3, z tym że zamiast pieczęci wpływu dopuszczalne jest użycie pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencyjnego wpisuje się nazwę adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu wraz z załącznikami, liczbę załączników oraz stron lub innych jednostek miary załączników przesłanych do adresata.

5. W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce "Uwagi" dziennika ewidencyjnego zamieszcza się adnotację, potwierdzoną czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu wraz z datą jego dokonania, zawierającą jedną z następujących

informacji:

1) nazwę urządzenia ewidencyjnego oraz numery pozycji, pod którymi zarejestrowano odłączone załączniki;

2) numer wychodzący z dziennika ewidencyjnego, za którym załączniki odesłano do innej jednostki organizacyjnej, oznaczenie identyfikujące adresata;

3) numer i pozycję protokołu zniszczenia.

6. W przypadku znacznej liczby dokumentów niejawnych rejestrowanych w kancelarii dopuszcza się prowadzenie odrębnych dzienników ewidencyjnych dla poszczególnych klauzul tajności.

§ 17. Dokumenty niejawne, wytworzone w jednostce organizacyjnej ewidencjonuje się w dzienniku ewidencyjnym lub w odpowiednich rejestrach.

§ 18. 1, Kopie, odpisy, wyciągi i tłumaczenia dokumentów niejawnych podlegają rejestracji w dzienniku ewidencyjnym prowadzonym w kancelarii.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 oznacza się zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

3. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu niejawnego dozwolone jest wyłącznie na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub kierownika właściwej komórki organizacyjnej, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie.

4. Zgody, o której mowa w ust. 3, udziela się poprzez umieszczenie wpisu /bądź wykorzystania pieczęci/ na oryginale dokumentu z podaniem ilości egzemplarzy bądź określeniem stron dokumentu, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody.

5. W odniesieniu do dokumentów zarchiwizowanych, bez względu na ich klauzulę tajności, zgodę o której mowa w ust. 1, udziela kierownik jednostki organizacyjnej.

6. Zgodność kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej albo osoba przez niego upoważniona, a zgodność tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.

§  19.

1. W wykazie przesyłek nadanych wpisuje się przesyłki pocztowe przekazywane w relacji nadawca - poczta specjalna - adresat oraz przekazywanie dokumentów niejawnych bezpośrednio przez pracowników kancelarii w relacji nadawca - odbiorca poza jednostki organizacyjne powszechnych jednostek prokuratury (obieg zewnętrzny).

2. Wykaz przesyłek nadanych wykonywany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla nadawcy przesyłki i przewoźnika.

3. Przyjęcie przesyłek od nadawcy przewoźnik potwierdza podpisem, zapisem liczbowym i słownym liczby przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych,

4. W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki przez przewoźnika, wykreśla się ją na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych, potwierdzając to podpisem osoby odmawiającej przyjęcia przesyłki i odciskiem pieczęci przewoźnika.

5. Wykazów przesyłek nadanych nie ewidencjonuje się w żadnym urządzeniu ewidencyjnym. Wykazom nadaje się kolejne numery, rozpoczynając numerowanie w każdym roku kalendarzowym od cyfry "1".

6. W przypadku przekazania przez kancelarię materiałów niejawnych bezpośrednio upoważnionemu przedstawicielowi adresata, potwierdza on odbiór przesyłki podpisem i odciskiem pieczęci "Do pakietów" lub "Do pokwitowań" na drugim egzemplarzu wykazu przesyłek nadanych, przeznaczonym dla kancelarii nadawcy.

7. Jeżeli przesyłki są doręczane adresatowi przez upoważnionego przedstawiciela nadawcy, pracownik kancelarii sporządza wykaz przesyłek nadanych w trzech egzemplarzach, z których:

1) pierwszy egzemplarz, po pokwitowaniu przyjęcia przesyłki przez pracownika kancelarii adresata, jest zwracany do kancelarii tajnej nadawcy lub jego kopia jest przesyłana za pomocą środków łączności;

2) drugi, osoba doręczająca przekazuje wraz z przesyłką pracownikowi kancelarii adresata;

3) trzeci, zawierający pokwitowanie odbioru przesyłki przez osobę doręczającą, przechowuje się w kancelarii nadawcy.

8. W rubryce wykazu, o którym mowa w ust. 1, zatytułowanej "Uwagi", wpisuje się numery ewidencyjne, pod jakimi poszczególne przesyłki zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji.

9. Kancelaria, przez okres dwóch lat przechowuje wykazy, o których mowa w ust. 1,

10. Kancelaria przekazuje wykazy przesyłek nadanych do archiwum w teczce prowadzonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

§  20.

1. W książce doręczeń przesyłek miejscowych rejestruje się przekazywanie dokumentów niejawnych przez pracowników kancelarii w ramach komórek organizacyjnych danej jednostki (obieg wewnętrzny) oraz odbiorców powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury lub sądów powszechnych - w tej samej miejscowości (obieg zewnętrzny).

2. Pracownik kancelarii adresata potwierdza odbiór materiałów niejawnych podpisem w odpowiedniej rubryce książki doręczeń oraz uwierzytelnionym odciskiem pieczęci "Do pakietów" lub " Do pokwitowań".

3. Książkę doręczeń wykorzystuje się do czasu zapisania w niej wszystkich pozycji.

§  21.

1. Dla każdego dokumentu o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne", z chwila, jego udostępnienia zakładana jest karta zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu i przechowuje wraz z nim.

2. Dla zbioru dokumentów zakłada się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.

3. Karty zapoznania się z dokumentem włączone do zbioru akt dokumentów pozostawia się przy tym zbiorze.

4. W przypadku dokumentu niejawnego wytworzonego w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury, w karcie zapoznania się z dokumentem nie umieszcza się wykonawcy, osoby podpisującej dokument niejawny i pracownika kancelarii dokonującego rejestracji tego dokumentu.

5. Karty zapoznania się z dokumentem archiwizuje się wraz z dokumentem niejawnym albo pismem przewodnim pozostającym w aktach.

§  22.

1. Dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii.

2. Dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji służy do rejestracji nośników danej jednostki, na których będą wytwarzane lub przetwarzane informacje niejawne oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne", "poufne".

3. Nośnik, o którym mowa w ust. 2, oznacza się zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

4. Nośniki, o których mowa w ust 3, wydaje się użytkownikowi za pokwitowaniem w karcie RWD.

§  23.

1. Do każdego elektronicznego nośnika informacji, z chwilą jego zaewidencjonowania w dzienniku ewidencji elektronicznych nośników informacji zakłada się metrykę nośnika, opatrując numerem takim jak nośnik.

2. Metryka, o której mowa w ust. 1, stanowi ewidencję zawartości elektronicznego nośnika informacji, dokonanych zapisów i skasowań utrwalanych na nim informacji i powinna zawsze odzwierciedlać faktyczną jego zawartość.

3. Metrykę, o której mowa w ust. 1, przechowuje się wraz z elektronicznym nośnikiem informacji, do którego ją założono i niszczy się wraz z tym nośnikiem.

4. W przypadku przesyłania elektronicznego nośnika informacji poza jednostkę organizacyjną przesyła się go wraz z założoną do niego metryką nośnika.

§  24.

1. Rejestr wydanych dokumentów zakłada się dla wykonawcy, dokumentu niejawnego lub komórki organizacyjnej.

2. W rejestrze wydanych dokumentów odnotowuje się udostępnianie osobom dokumentów niejawnych.

3. Na pierwszej karcie rejestru wydanych dokumentów nanosi się i poświadcza pieczęcią kancelarii tajnej "do pakietów" numer ewidencyjny, który składa się z numeru porządkowego, pod którym został zarejestrowany w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów. Karty rejestru są kolejno numerowane.

4. W rejestrze wydanych dokumentów odnotowuje się fakt jego udostępnienia poprzez wskazanie numeru pod którym dokument ten został zarejestrowany w urządzeniu, o którym mowa w § 12 ust. 2, a także daty pobrania i zwrotu dokumentu.

5. Rejestr wydanych dokumentów prowadzony jest chronologicznie.

§  25.

1. Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów można prowadzić jako ewidencję pomocniczą służącą do dokumentowania wydanych dokumentów imiennie dla wykonawców, komórek organizacyjnych lub poszczególnych dokumentów niejawnych.

2. Numerem ewidencyjnym karty rejestru wydanych dokumentów jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów.

Rozdział  4

Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych

§ 26. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty niejawne.

§  27.

1. Przesyłki lub dokumenty niejawne zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" lub klauzulą "poufne" przyjmuje się do kancelarii za pokwitowaniem i odciska na nich pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

2. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

1) prawidłowość oznaczenia nadawcy i adresata;

2) całość pieczęci i opakowania;

3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy;

4) zgodność numeru przesyłki z numerem umieszczonym na wykazie przesyłek nadanych lub pozycji z książki doręczeń przesyłek miejscowych,

§  28.

1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument niejawny rejestruje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w kolejności wytworzenia lub otrzymania.

2. Wyjątek, od sytuacji wskazanej w ust. 1 stanowią przesyłki, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości iub rozpatrywane w trybie niecierpiącym zwłoki.

§ 29. O przesyłkach pilnych informuje się adresata bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub wykazie przesyłek nadanych odnotowuje się oprócz daty godzinę doręczenia.

§  30.

1. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania, pracownik kancelarii kwitujący odbiór przesyłki sporządza, wraz z doręczającym, protokół w sprawie uszkodzenia o ile protokół nie został sporządzony przez przewoźnika. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi - pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej adresata, a w przypadku gdy w obiegu przesyłek pośredniczył przewoźnik - kolejny egzemplarz protokołu przekazuje się także przewoźnikowi.

2. Po otwarciu przesyłki:

1) sprawdza się. czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala się, czy liczba załączników, stron lub innych jednostek miary jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach.

3. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 2, kierownik kancelarii lub pracownik kancelarii sporządza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości; pierwszy egzemplarz dołącza się do dokumentu niejawnego i przechowuje wraz z nim w kancelarii, drugi przekazuje się do kancelarii nadawcy.

4. Kierownik, pracownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 1 lub 3, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce "Informacje uzupełniające/Uwagi".

§  31.

1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych "do rąk własnych". W dzienniku ewidencyjnym wpisuje się nadawcę, numer i datę wpływu pisma. W rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona "do rąk własnych".

2. Na przesyłkach, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i kolejny numer zapisu, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku ewidencyjnym. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej do odbioru.

3. Przesyłki oznaczone "do rąk własnych", po wykorzystaniu, zwraca się do kancelarii.

4. W przypadku zwrotu do kancelarii przesyłki "do rąk własnych" w stanie otwartym kierownik lub pracownik kancelarii uzupełnia dane dotyczące przesyłki w dzienniku ewidencyjnym.

5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki "do rąk własnych" w kancelarii w stanie zamkniętym, kierownik lub pracownik kancelarii nie dokonuje czynności, o których mowa w ust. 4. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce "Uwagi".

§  32.

1. Kierownik lub pracownik kancelarii niezwłocznie powiadamia adresata o fakcie otrzymania dokumentu niejawnego.

2. Zarejestrowane dokumenty niejawne kierownik lub pracownik kancelarii przekazuje albo udostępnia adresatowi lub upoważnionej osobie za pokwitowaniem.

3. Dokumenty niejawne wymagające rozstrzygnięcia Prokuratora Generalnego lub jego zastępców, dostarczane są wymienionym osobiście przez pełnomocnika ochrony, kierownika kancelarii lub pracownika kancelarii.

4. Dokumenty niejawne, o których mowa w ust.3, mogą być dostarczane przez upoważnionego prokuratora - odpowiednio do zakresu powierzonych zadań i czynności.

§  33.

1. Dokumenty niejawne mogą być udostępniane i przechowywane poza kancelarią, po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej, jedynie na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności.

2. Osoby upoważnione, o których mowa w ust. 1, ponoszą pełną odpowiedzialność za dokumenty w zakresie ich wykorzystania, przechowywania, ujawnienia bądź utraty,

§  34.

1. Dokumenty niejawne opracowywane w systemach elektronicznych po ich wykonywaniu przekazywane są do zaewidencjonowania w kancelarii

2. Dokumenty niejawne opracowywane w wersji roboczej wykonywane są w czytelni lub innym przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu znajdującym się w strefie ochronnej.

3. Po opracowaniu, dokument niejawny w wersji roboczej jest przekazywany przez wykonawcę do dalszego przetworzenia w kancelarii.

4. Luźne karty, na których sporządzono wersję roboczą dokumentu niejawnego, są niszczone przez pracownika kancelarii w obecności wykonawcy, przy użyciu niszczarki klasy odpowiadającej klauzuli informacji niejawnych.

5. Wydruki próbne albo wadliwe, niewłaściwie wykonane odbitki, zawierające informacje niejawne, są niszczone przez pracownika kancelarii w obecności wykonawcy, przy użyciu niszczarki klasy odpowiadającej klauzuli informacji niejawnych

6. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne umiejscowione na elektronicznych nośnikach informacji, wykonawca kasuje we własnym zakresie, potwierdzając ten fakt w metryce nośnika.

§ 35. Zasady i sposób oznaczania dokumentów niejawnych, a także zmiany klauzuli tajności na dokumencie niejawnym określa rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

§  36.

1. Przesyłanie dokumentów niejawnych, odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów przepisach oraz innych aktów wewnętrznego urzędowania.

2. Materiały uzyskane w wyniku prowadzonych przez służby kontroli operacyjnych, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości mogą być przekazywane bezpośrednio do adresata przez upoważnionych funkcjonariuszy służb.

3. Przygotowanie do przesłania teczek lub zbiorów dokumentów niejawnych do innej jednostki organizacyjnej wymaga:

1) zarejestrowania w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek;

2) dołączenia opisu spraw znajdujących się w teczce, którego wzór określają załączniki nr 11 do zarządzenia;

3) dołączenia wykazu zmian dokonanych w teczce dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 12 do zarządzenia:

4) ponumerowania wszystkich stron bez opisu spraw i wykazu zmian;

5) ponumerowania, przesznurowania, opieczętowania i opisania liczby stron lub innych jednostek miary teczki, której wzór określa załącznik nr 13 do zarządzenia;

4. Przed zapakowaniem przesyłki należy sprawdzić prawidłowość oznakowania dokumentu niejawnego oraz zgodność liczby wysyłanych egzemplarzy i stron lub innych jednostek miary załączników z liczbą określoną w dokumencie.

§ 37. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane, wydawane i wysyłane dokumenty niejawne zawierające informacje niejawne o klauzuli "zastrzeżone".

§ 38. W przypadku włączenia przez kierownika jednostki organizacyjnej zadań w zakresie: ewidencji obiegu, ochrony, przechowywania, przekazywania i przesyłania dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" do kompetencji kancelarii, przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się odpowiednio do tych dokumentów.

Rozdział  5

Kompletowanie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów niejawnych

§  39.

1. Klasyfikację dokumentów niejawnych do odpowiednich grup rzeczowych (teczek tematycznych) oraz ich kwalifikację do właściwej kategorii archiwalnej prowadzi się zgodnie z rzeczowym wykazem akt jednostki organizacyjnej

2. W przypadku akt procesowych kwalifikacji dokonuje prokurator prowadzący postępowanie lub jego przełożony.

§  40.

1. Dokumenty niejawne kompletuje się według spraw w teczkach tematycznych założonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

2. Teczkom nadaje się klauzule tajności odpowiednio do najwyższej klauzuli znajdujących się w nich dokumentów niejawnych.

3. Zarządzenia i wytyczne można kompletować w jednej teczce przez kilka lat. Praktykę tę można stosować również do innych dokumentów niejawnych.

4. Ułożenie dokumentów w sprawie lub sprawach zawartych w archiwizowanej teczce powinno odzwierciedlać kolejność zdarzeń, uzyskiwanych informacji, sporządzanych dokumentów od dokumentu najwcześniejszego, rozpoczynającego sprawę, na górze, do najpóźniejszego stanowiącego jej zakończenie, na dole.

5. W przypadku, gdy wymaga tego charakter sprawy, do ułożenia dokumentów można stosować także inne kryteria, a w szczególności geograficzne, organizacyjne, osobowe, alfabetyczne, stosując w ich obrębie zasady, o których mowa w ust. 4.

6. W teczkach nie gromadzi się kopert, opakowań korespondencji, chyba że stanowią one dowód zachowania terminu nadania przesyłki bądź jej otwarcia przez osobę nieupoważnioną.

7. Materiałów dowodowych w szczególności w postaci kaset, płyt CD, ze względu na możliwość uszkodzenia, nie wszywa się do akt prokuratorskich. Stanowią one załącznik do tych akt

8. Dokumenty niejawne, które nie mogą być włączone do teczek tematycznych w danym roku kalendarzowym, można przerejestrować do dziennika ewidencyjnego roku następnego, dokonując odpowiedniej adnotacji w urządzeniach ewidencyjnych i na dokumencie.

9. Strony każdej teczki tematycznej numeruje się, na oddzielnym arkuszu wpisuje się liczbę stron lub innych jednostek miary i datę zszycia, opieczętowuje pracownik kancelarii, a potwierdza podpisem kierownik kancelarii. Prace związane z kompletowaniem teczek kończy się w terminie do 31 stycznia każdego roku.

10. Teczka tematyczna nie powinna zawierać więcej niż 200 arkuszy (400 stron}. Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie konieczności.

11. Opis na zewnętrznej stronie teczki tematycznej powinien zawierać: 1} pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej,

2) na górze i dole teczki, po środku - klauzulę tajności;

3) bezpośrednio pod klauzulą tajności, na górze strony tytułowej - oznaczenie kategorii archiwalnej dokumentów niejawnych zawartych w teczce;

4) z lewej strony na górze - symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt:

5) pośrodku teczki - tytuł, tzn. hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt właściwe dla spraw złożonych w teczce, uzupełnione o bliższe wyjaśnienia opisujące zawartość teczki;

6) z lewej strony od dołu - numer z rejestru dzienników, ewidencji, teczek, pod którym teczka została zarejestrowana;

7) z prawej strony u dołu - daty skrajne, tj, datę rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy oraz liczbę stron dokumentów lub w przypadku teczki zawierającej jedną sprawę - analogicznie datę wpięcia do teczki pierwszego i ostatniego dokumentu oraz liczbę stron dokumentów.

12. W razie konieczności dołączenia lub wyłączenia dokumentu niejawnego z zakończonej teczki tematycznej lub akt sprawy wypełnia się odpowiednie rubryki w wykazie zmian, o którego wzór określa wymieniony wcześniej załącznik nr 12 do zarządzenia.

13. Dopuszcza się przechowywanie dokumentów jawnych w zbiorze dokumentów niejawnych, jeżeli ma on ścisły związek z tym zbiorem.

§  41.

1. W przypadkach szczególnych, podyktowanych koniecznością szczególnej ochrony informacji zawartych w dokumencie, można włączyć dokument do teczki w zamkniętej kopercie zabezpieczonej pieczęciami i taśmą klejącą.

2. Na kopercie, o której mowa w ust, 1, umieszcza się informację o jej zawartości oraz dodatkowo adnotację o treści: "otwierać za zgodą.....(podać stanowisko właściwego przełożonego)".

3. W spisie zawartości, w rubryce "nazwa dokumentu" wpisuje się nazwę dokumentu z adnotacją" w kopercie".

4. Podczas oznaczania kart teczki kopertę traktuje się tak jak kolejną kartę teczki, bez względu na liczbę stron umieszczonego w niej dokumentu.

§  42.

1. Dokumenty niejawne dotyczące spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat. Po upływie tego okresu przekazuje się je w stanie uporządkowanym, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, do archiwum zakładowego, spełniającego wymogi bezpieczeństwa odpowiednie dla ich klauzul tajności,

2. Okres przechowywania teczki w kancelarii rozpoczyna się z dniem 1 stycznia roku kalendarzowego, następującego po jej zarchiwizowaniu.

3. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 14 do zarządzenia.

4. Wymogi, o których mowa w ust. 1, nie dotyczą urządzeń ewidencyjnych, niejawnych akt sądowych lub wyłączonych z nich niejawnych protokołów zeznań, dla których czas przechowywania w kancelarii określają odrębne przepisy

5. Spisy akt przekazanych, na podstawie których kancelaria przekazuje teczki do właściwego archiwum, powinny posiadać dyspozycję: "jawne po odłączeniu akt".

6. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie ma odpowiednio zabezpieczonego archiwum zakładowego, dokumenty niejawne są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich ochronę, odpowiednio do przyznanej im klauzuli tajności, po ich uprzednim ujęciu w spisie zdawczo-odbiorczym. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej.

7. Kancelaria udostępnia teczki spraw zakończonych i spraw pozostających w toku:

1) prowadzącym je wykonawcom merytorycznym;

2) przełożonym wykonawców, o których mowa w pkt 1;

3) osobom upoważnionym przez kierownika jednostki organizacyjnej na podstawie imiennego upoważnienia.

8. Udostępnienie zarchiwizowanych teczek innym osobom, niż wymienionym w ust. 6 pkt 1 i 2. odbywa się w Kancelarii Tajnej na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej, w których zostały one wytworzone.

§  43.

1. Dokumenty niejawne zakwalifikowane do kat. Bc nieposiadające wartości archiwalnej i użytkowej mogą. zostać zniszczone.

2. Po uzyskaniu generalnej zgody dokumenty wymienione w ust. 1 mogą być niszczone po stwierdzeniu ich nieprzydatności do bieżącej pracy przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

3. Protokół dokumentów niejawnych zakwalifikowanych do zniszczenia sporządza kierownik kancelarii, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

4. Wzór protokołu zniszczenia dokumentów niejawnych określa załącznik nr 15 do zarządzenia.

§  44.

1. W celu zniszczenia dokumentów niejawnych, o których mowa w § 43 ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej powoduje komisję, na wniosek pełnomocnika ochrony, która sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 16, oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 17 do zarządzenia.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, może wykonywać również komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej nadrzędnej.

3. Na wniosek komisji, o której mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej występuje do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie zezwolenia na zniszczenie zakwalifikowanych dokumentów niejawnych, którego wzór określa załącznik nr 18 do zarządzenia.

4. Niszczenie procesowych dokumentów niejawnych bez zgody właściwego archiwum państwowego regulują odrębne przepisy.

§  45.

1. Przed zniszczeniem dokumentów niejawnych sprawdza się zgodność stanu faktycznego dokumentów ze stanem ewidencyjnym.

2. Do czasu ostatecznego zniszczenia dokumenty niejawne zabezpiecza się, przechowując je w kancelarii,

3. Fakt zniszczenia dokumentów niejawnych poświadcza się podpisami odpowiednio:

1) w urządzeniach ewidencyjnych;

2) na piśmie przewodnim w razie zniszczenia jedynie załączników do tego pisma;

3) w dzienniku korespondencji w razie zniszczenia pisma przewodniego, od którego odłączono załączniki;

4) na pierwszym egzemplarzu dokumentu niejawnego w razie zniszczenia pozostałych egzemplarzy.

§  46.

1. Dokumenty niejawne niszczy fizycznie kierownik kancelarii w obecności komisji, o której mowa w § 44 ust. 1, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym wgląd do tych dokumentów. Niszczenie dokumentów niejawnych odbywa się poprzez pocięcie w niszczarce odpowiedniej klasy.

2. Elektroniczne nośniki informacji zawierające informacje stanowiące informacje niejawne o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne" o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, kategorii "Bc1', po ich wykorzystaniu brakuje i niszczy się zgodnie z zasadami archiwalnymi.

§  47.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej określa terminy i sposób przeprowadzenia okresowego przeglądy materiałów niejawnych.

2. W celu realizacji czynności, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony powołuje komisję.

Rozdział  6

Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej

§  48.

1. Kontrolę kancelarii przeprowadza się w celu sprawdzenia zgodności jej funkcjonowania z wymogami ustawy oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 odbywa się nie rzadziej niż raz w roku.

3. O wynikach kontroli o której mowa w ust. 1, pełnomocnicy w prokuraturach okręgowych informują właściwego prokuratora apelacyjnego.

4. Zbiorczą informację o wynikach kontroli, o której mowa w ust. 1 prokuratorzy apelacyjni przekazują Prokuratorowi Generalnemu, za pośrednictwem Dyrektora Biura Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych Prokuratury Generalnej.

§ 49. Do prowadzenia kontroli upoważnieni są:

1) dyrektor Biura Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych oraz osoby przez niego upoważnione;

2) pełnomocnik ochrony lub zespół powołany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony;

3) uprawnione organy na mocy odrębnych przepisów.

Rozdział  7

Likwidacja kancelarii

§ 50. W przypadku likwidacji kancelarii lub oddziału kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję likwidacyjną.

§ 51. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu ewidencyjnego i faktycznego dokumentów;

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres przechowywania, wybrakowanie jej i zniszczenie;

3) zarchiwizowanie dokumentacji dotychczas nie zarchiwizowanej:

4) ostateczne zakończenie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych;

5) przekazanie akt oraz innych materiałów zgromadzonych w likwidowanej kancelarii do archiwum zakładowego lub wyznaczonemu następcy prawnemu;

6) wyjaśnienie ewentualnych nieścisłości w ewidencji.

§ 52. Z czynności likwidacyjnych komisja likwidacyjna sporządza szczegółowy protokół.

Rozdział  8

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 53. Formularze dzienników, rejestrów oraz innych urządzeń ewidencyjnych według dotychczasowych wzorów mogą być stosowane do wyczerpania zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2013 r.

§ 54. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2012 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY SPISANY W DNIU .......

W obecności .................................................................................................................................

(imię i nazwisko Pełnomocnika Ochrony)

- PRZYJMUJĄCY ..................................................................................................................

(imię i nazwisko)

- ZDAJĄCY ............................................................................................................................

(imię i nazwisko)

Na podstawie osobistych sprawdzeń stwierdzam, że stan faktyczny dokumentów i materiałów znajdujących się w kancelarii zgodny jest ze stanem ewidencyjnym dokumentów ujętych w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii.

W czasie przyjmowania obowiązków stwierdziłem następujące niedociągnięcia:

1. ............................

2. ............................

Wnioski:

1. ...........................

2. ...........................

Obowiązki kierownika kancelarii:

zdał przyjął

........ ...............

(podpis) (podpis)

w obecności

.........................................................

(podpis Pełnomocnika Ochrony)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

REJESTR DZIENNIKÓW EWIDENCJI I TECZEK

Oznaczenie klauzuli tajności dziennika ewidencji/teczki	Numer kolejny zapisu	Adnotacje dot. zniesienia lub zmiany klauzuli tajności albo zmiany okresu ochrony	Data rejestracji dziennika ewidencji/teczki	Nazwa dziennika ewidencji/teczki	Data		Liczba stron dziennika ewidencji/teczki	Komórka organizacyjna, odpowiedzialna za prowadzenie dziennika ewidencji/teczki	Data, imię, nazwisko i podpis osoby pobierającej	Potwierdzenie zwrotu, data i podpis	Informacje uzupełniające/ Uwagi
					rozpoczęcia dziennika ewidencji/teczki	zakończenia dziennika ewidencji/teczki
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Strona ........../.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

DZIENNIK EWIDENCYJNY

Strona lewa

Symbol oznaczenia klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Adnotacje dot, obowiązywania klauzuli tajności lub jej zniesienia albo zmiany	Data rejestracji dokumentu	Nazwa nadawcy/ adresata	Numer i data dokumentu otrzymanego	Nazwa dokumentu lub czego dotyczy	Liczba egzemplarzy wytworzonego dokumentu	Liczba
								stron dokumentu lub innych jednostek miary	załączników	stron wszystkich załączników lub innych jednostek miary
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Strona ........

Strona prawa

Nr dokumentu, z którego wykonano wydruk, kopię, wyciąg, wypis, odpis, tłumaczenie lub numer nośnika	Imię i nazwisko lub inne dane identyfikujące wykonawcę dokumentu	Data, imię i nazwisko oraz podpis osoby pobierającej dokument	Potwierdzenie zwrotu dokumentu (data i podpis)	Adnotacje		Informacje uzupełniające / Uwagi (np. symbol klasyfikacyjny wykazu akt)
				o wystaniu dokumentu lub załącznika (pozycja w książce doręczeń przesyłek miejscowych / pozycja wykazu przesyłek nadanych / załącznik do pisma nr...)	o wybrakowaniu lub przekazaniu do archiwum
12	13	14	15	16	17	18

Strona ........

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

WYKAZ NR ....

.......................................... ...................................

(pieczęć nagłówkowa (miejscowość i data)

jednostki organizacyjnej)

PRZESYŁEK NADANYCH

przekazanych przez ......................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)

do wysłania ......................................................... w .....................................................................

(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)

Lp.	Numer przesyłki	Rodzaj przesyłki (list, paczka itp.)	Do kogo adresowany	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek .......................... ......................

(liczbowo) (słownie)

.....................................................

(podpis sporządzającego wykaz)

....................................

(podpis doręczającego)

......................................

(podpis przyjmującego)

..........................................

(data i godzina przyjęcia)

m.p

(pieczęć przewoźnika)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZÓR

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Numer kolejny zapisu	Dar. a	Adresat	Numer pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru, podpis, odcisk pieczątki i data
1	2	3	1	5

Strona ......./.

ZAŁĄCZNIK Nr  6

WZÓR

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM NR

Lp.	UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTU			Uwagi
	linię i nazwisko osoby, której dokument udostępniano	data	podpis

Strona ......./.

ZAŁĄCZNIK Nr  7

WZÓR

Dziennik ewidencji elektronicznych nośników

Symbol oznaczenia klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Adnotacje dol. obowiązywania klauzuli tajności lub jej zniesienia albo zmiany	Dala rejestracji	Rodzaj przedmiotu, pojemność (dysku, taimy itp.)	Data, imię i nazwisko oraz podpis pobierającego	Potwierdzenie zwrotu (data i podpis)	Informacje uzupełniające/Adnotacje o wysianiu przedmiotu (nr z dziennika ewidencyjnego) luli zniszczeniu przedmiotu (nr protokołu zniszczenia) / Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8

Strona .......... /

ZAŁĄCZNIK Nr  8

WZÓR

METRYKA

NOŚNIKA NIEJAWNEGO NR RWD .........

Lp.	Rodzaj informacji	Dane
1.	rodzaj nośnica
2.	data zaewidencjonowania
3.	podstawa ziszczenia nośnika
4.	sposób zniszczenia	zniszczenie fizyczne
5.	podpisy kierownika kancelarii i osób uczestniczących w zniszczeniu

DANE DOTYCZĄCE ZAPISU NA NOŚNIKU

Lp.	Pełna nazwa pliku wraz z rozszerzeniem/numer z urządzenia ewidencyjnego zapisanego dokumentu	Data zapisu	Imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej zapisu	Klauzula dokumentu	Uwagi

DANE DOTYCZĄCE ODTWARZANIA

Data	Lp. odtwarzanych pozycji	Miejsce odtwarzania	Dla kogo	Nazwisko i imię operatora (administratora) podpis

ZAŁĄCZNIK Nr  9

WZÓR

REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW NR ...

......................................... ............................................

(imię i nazwisko/nazwa (komórka organizacyjna)

dokumentu/komórka organizacyjna)

Lp.	Nr ewidencyjny dokumentu	Nazwa dokumentu, imię i nazwisko osoby pobierającej dokument	Liczba stron lub nr egz. albo innych jedn. miary	Data i pokwitowanie osoby pobierającej dokument	Data i pokwitowanie kancelarii	UWAGI
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr  10

WZÓR

WYKAZ osób ...................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

które uzyskały zgodę aa przechowywanie dokumentów poza kancelarią

Lp.	Imię i nazwisko	Nazwa komórki organizacyjnej	Zakres dostępu do informacji niejawnych lub numer poświadczenia bezpieczeństwa	Nr pokoju
1	2	3	4	5

ZAŁĄCZNIK Nr  11

WZÓR

OPIS

spraw znajdujących się w teczce nr ...

tom ...

Lp.	Ni pism		Nazwa jednostki organizacyjnej, do której pismo wysiano lub od której pismo otrzymano	Nr stron w aktach	Uwagi
	wchód;.	wychodź.
1	2	3	4	5	6

ZAŁĄCZNIK Nr  12

WZÓR

WYKAZ /KARTA/ ZMIAN DOKONANYCH W TECZCE DOKUMENTÓW

Lp.	Data	Podstawa zmiany	Numery stron (kart)		Nr stron (kart:) zniszczonych	Podpis osoby dokonującej zmiany
			wyłączonych	włączonych
1	2		4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr  13

WZÓR

WZÓR OPISU KOŃCZĄCEGO TECZKĘ

Niniejsza teczka zawiera ..................................................................................................... stron

(lub innych jednostek miary)

słownie: ........................................................................................................................................

ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych pieczęcią do pakietów

...........................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

(imię i nazwisko kierownika kancelarii tajnej)

..........

(data)

ZAŁĄCZNIK Nr  14

WZÓR

SPIS

nazwa komórki organizacyjnej

ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ....

Lp.	Znak. teczki	Numer t Rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD)	Tytuł teczki lub tomu	Liczba stron lub innych jednostek miary	Daty skrajne	Kat. akt	Liczba teczek

Przekazał: ................................. Przyjął: ..............................................

(imię, nazwisko, podpis, data) (imię, nazwisko, podpis, data)

ZAŁĄCZNIK Nr  15

WZÓR

PROTOKÓŁ

nazwa miejscowości i data podpisania pisma

ZATWIERDZAM

kierownik, jednostki organizacyjnej

i zezwalała na zniszczenie dokumentów

wyszczególnionych w protokole

ZNISZCZENIA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH

Na podstawie zarządzenia (kierownika jednostki organizacyjnej)

z dnia .....................................................

Komisja w składzie:

Przewodniczący: ...................................

(imię i nazwisko)

Członkowie: ...................................

(imię i nazwisko)

.................................

(imię i nazwisko)

.............................

(imię i nazwisko)

zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty kategorii Bc nieprzedstawiające wartości archiwalnej:

1. Nr dokumentu z dziennika korespondencji [lub nr z DEWD), liczba stron, nr egzemplarza, nr teczki: z rzeczowego wykazu akt, z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, tytuł teczki, liczba stron lub innych jednostek miary,

2.

3.

4.

Dokumenty wymienione od poz. 1 do poz. ..................................................... po zatwierdzeniu

przez .......................................................................... zostały zniszczone przez pokrojenie, spalenie* w dniu .........................

Przewodniczący: .....................

Członkowie: .....................

.....................

.....................

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  16

WZÓR

PROTOKÓŁ OCENY

.....................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie: {imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej dc przekazania na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ....... mb. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji: ....................................

Członkowie Komisji: ....................................

....................................

....................................

Zał.

......... kart spisu

......... pozycji spisu

ZAŁĄCZNIK Nr  17

WZÓR

SPIS

.....................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi

ZAŁĄCZNIK Nr  18

"WZÓR"

nazwa i adres jednostki organizacyjnej nazwa miejscowości i data podpisania pisma

adres właściwego

archiwum państwowego

W załączeniu uprzejmie przesyłam protokół oceny dokumentacji niearchiwainej z kancelarii tajnej (nazwa jednostki organizacyjnej), z prośbą o zezwolenie na zniszczenie zakwalifikowanych dokumentów

niejawnych.

Załączniki:

1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

¹ przedmiotowe zarządzenie Prokuratora Generalnego poprzedzone było zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 lipca 2007 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 3, poz. 14, z póź. zm.).