Pozyskiwanie, wydatkowanie i rozliczanie środków finansowych pochodzących z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2015.88

Akt obowiązujący

Wersja od: 30 listopada 2015 r.

DECYZJA Nr 262

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 30 listopada 2015 r.

w sprawie pozyskiwania, wydatkowania i rozliczania środków finansowych pochodzących z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji

Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) ustala się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa sposób pozyskiwania, wydatkowania i rozliczania środków finansowych pochodzących z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, w tym:

1) przygotowywania i składania wniosku aplikacyjnego;

2) przygotowywania i realizowania projektu;

3) sporządzania sprawozdań z realizacji projektu.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) FAMI - Fundusz Azylu, Migracji i Integracji określony w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 516/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiającym Fundusz Azylu, Migracji i Integracji, zmieniającym decyzję Rady 2008/381/WE oraz uchylającym decyzję Parlamentu Europejskiego i Rady nr 573/2007/WE i nr 575/2007/WE oraz decyzję Rady 2007/435/WE (Dz. U. UE L 150 z 20.05.2014, str. 168);

2) Organ Odpowiedzialny - Departament Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

3) Organ Delegowany - Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

4) Program Krajowy - Program Krajowy Funduszu Azylu, Migracji i Integracji na lata 2014-2020;

5) projekt - przedsięwzięcie realizowane przez Straż Graniczną samodzielnie lub w ramach partnerstwa, podejmowane dla osiągnięcia założonego rezultatu, posiadające jasno określone cele, wymagania jakościowe, ramy czasowe i budżet oraz dofinansowane z FAMI;

6) partner projektu - podmiot wymieniony we wniosku aplikacyjnym, uczestniczący w realizacji projektu, wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujący projekt wspólnie z beneficjentem na warunkach określonych w umowie dotyczącej finansowania projektu i umowie partnerskiej;

7) wniosek aplikacyjny - wniosek o dofinansowanie projektu, przekazywany przez Straż Graniczną w celu uzyskania środków z FAMI na realizację projektu w ramach Programu Krajowego;

8) umowa dotycząca finansowania projektu - umowę finansową (w przypadku trybu konkursowego) albo porozumienie finansowe (w przypadku trybu pozakonkursowego) wraz z załącznikami i aneksami zawarte pomiędzy Komendantem Głównym Straży Granicznej a Organem Odpowiedzialnym oraz Organem Delegowanym, określające warunki finansowania projektu;

9) konkurs - przedsięwzięcie ogłaszane przez Organ Odpowiedzialny realizowane w ramach Programu Krajowego, mające na celu wyłonienie projektu, na realizację którego zostanie udzielone wsparcie finansowe w ramach FAMI;

10) tryb pozakonkursowy - tryb, w którym mogą być wybierane wyłącznie projekty o strategicznym znaczeniu dla kraju lub projekty dotyczące realizacji zadań publicznych;

11) beneficjent - odbiorcę dofinansowania z FAMI, który korzysta z przyznanych środków na podstawie umowy dotyczącej finansowania projektu;

12) budżet szczegółowy - budżet projektu, który uwzględnia podział planowanych wydatków na kategorie budżetowe, jednostki biorące udział w projekcie, partnerów projektu, strukturę finansową projektu;

13) SG - Straż Graniczną;

14) ZCU - Zarząd do Spraw Cudzoziemców Komendy Głównej Straży Granicznej;

15) BF - Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

16) BTiZ - Biuro Techniki i Zaopatrzenia Komendy Głównej Straży Granicznej;

17) jednostka - oddział SG, ośrodek szkolenia SG, ośrodek SG;

18) komórka - komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej.

§  3.

1. Pozyskanie środków z FAMI poprzedzone jest przygotowaniem przez SG projektu.

2. ZCU zbiera i opiniuje wkłady do projektu przekazane przez komórki i jednostki właściwe do uczestniczenia w projekcie.

3. ZCU współpracuje z partnerami projektu w zakresie przygotowywania projektu realizowanego w ramach partnerstwa.

4. BF, zgodnie z właściwością, udziela ZCU niezbędnej pomocy przy przygotowaniu projektu.

§  4.

1. ZCU przygotowuje wniosek aplikacyjny po otrzymaniu od Organu Odpowiedzialnego informacji o rozpoczęciu naboru wniosków.

2. ZCU zapewnia zgodność wniosku aplikacyjnego z zasadami konkursu lub trybu pozakonkursowego.

3. BF, zgodnie z właściwością, udziela ZCU niezbędnej pomocy w przygotowaniu wniosku aplikacyjnego.

4. ZCU przedkłada wniosek aplikacyjny do akceptacji i podpisu Komendantowi Głównemu Straży Granicznej lub osobie przez niego upoważnionej.

5. Komendant Główny Straży Granicznej lub osoba przez niego upoważniona przekazuje wniosek aplikacyjny do Organu Odpowiedzialnego.

§ 5. ZCU w ramach realizacji projektu:

1) przygotowuje wytyczne dotyczące realizacji projektu;

2) opracowuje budżet szczegółowy dla projektu;

3) koordynuje wykonanie projektu, w tym koordynuje działania podejmowane przez jednostki oraz komórki zaangażowane w realizację projektu, w szczególności w zakresie określenia wartości szacunkowej zamówienia udzielanego w ramach projektu;

4) współpracuje, zgodnie z właściwością, z Organem Odpowiedzialnym, Organem Delegowanym oraz z innymi podmiotami zaangażowanymi w realizację projektu;

5) odpowiada, zgodnie z właściwością, za kontakty z:

a) partnerem projektu, w przypadku gdy SG realizuje projekt w ramach partnerstwa,

b) beneficjentem, w przypadku projektu, w którym SG występuje jako partner projektu;

6) wprowadza zmiany do projektu;

7) kwalifikuje, zgodnie z właściwością, wydatki do projektu;

8) prowadzi działania organizacyjno - logistyczne związane z realizacją projektu, w szczególności polegające na organizacji szkoleń i konferencji;

9) przesyła do BTiZ informacje o planowanych do realizacji zadaniach inwestycyjnych i remontowych;

10) zamieszcza informację na stronie intranetowej oraz internetowej SG o realizowanym projekcie.

§ 6. BF w ramach realizacji projektu:

1) współpracuje, zgodnie z właściwością, z Organem Odpowiedzialnym, Organem Delegowanym oraz innymi podmiotami zaangażowanymi w realizację projektu;

2) odpowiada, zgodnie z właściwością, za kontakty z:

a) partnerem projektu, w przypadku gdy SG realizuje projekt w ramach partnerstwa,

b) beneficjentem, w przypadku projektu, w którym SG występuje jako partner projektu;

3) sporządza i przekazuje do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wniosek o uzyskanie decyzji Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania realizacji planowanego w projekcie działania;

4) przesyła do BTiZ informację o zapewnieniu finansowania inwestycji o charakterze budowlanym;

5) sporządza i przekazuje do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wniosek o uruchomienie środków rezerwy celowej budżetu państwa;

6) rozlicza noty księgowe przekazywane przez partnerów projektu;

7) gromadzi poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające wydatki kwalifikowane projektu;

8) sporządza sprawozdawczość budżetową dotyczącą środków FAMI.

§  7.

1. Komórki i jednostki w ramach realizacji projektu:

1) dokumentują związek poniesionego wydatku z celami projektu;

2) przygotowują propozycje zmian do projektu;

3) na bieżąco monitorują poziom wykorzystania przydzielonego dofinansowania, z uwzględnieniem limitu wydatków określonych w budżecie szczegółowym;

4) zamieszczają informację o dofinansowaniu ze środków FAMI na dokumentach związanych z realizacją projektu oraz na swoich stronach intranetowych i internetowych.

2. Kierownik jednostki wyznacza, na czas trwania Programu Krajowego, koordynatora do spraw wykorzystania środków z FAMI oraz jego zastępcę.

§  8.

1. Z realizacji projektu, w tym wykorzystania środków z FAMI, zgodnie z wytycznymi Organu Odpowiedzialnego, sporządza się sprawozdania okresowe i końcowe.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, sporządza:

1) ZCU - poprzez opis zrealizowanych działań i osiągniętych wskaźników;

2) BF - w zakresie wykonanego budżetu projektu.

3. Kierownicy komórek i jednostek opracowują wkład do sprawozdań, o których mowa w ust. 1, poprzez opis zrealizowanych zadań i osiągniętych wskaźników oraz wykonanego budżetu.

4. Kierownicy komórek i jednostek przekazują wkład, o którym mowa w ust. 3, odpowiednio do ZCU lub do BF, w terminach wskazanych przez ZCU lub BF.

5. ZCU przesyła do BF wkład do sprawozdań opracowany w zakresie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1.

6. BF przedkłada Komendantowi Głównemu Straży Granicznej lub osobie przez niego upoważnionej, do akceptacji i podpisu, sprawozdanie z realizacji projektu, a następnie przesyła zaakceptowane sprawozdanie do:

1) Organu Odpowiedzialnego - w przypadku, gdy beneficjentem jest SG;

2) beneficjenta - w przypadku, gdy SG w projekcie występuje jako partner projektu.

7. ZCU informuje właściwych kierowników komórek i jednostek o otrzymanym, zatwierdzonym przez Organ Odpowiedzialny sprawozdaniu końcowym oraz o jego umieszczeniu na stronie intranetowej SG.

§ 9. Wkłady do sprawozdań, o których mowa w § 8 ust. 4 i 5, mogą być przekazywane w formie elektronicznej.

§ 10. Czynności, o których mowa w § 8, są realizowane w terminach wyznaczonych przez Organ Odpowiedzialny lub określonych w umowie dotyczącej finansowania projektu.

§ 11. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.